Papierlose Buchhaltung – Die Ultimative Zusammenfassung
In diesem Informationsartikel werden wir dir alles über die papierlose Buchhaltung erzählen. Angefangen bei der Frage, wer die papierlose Buchhaltung nutzt, werden wir auch der Frage nachgehen, wie papierlose Buchhaltung funktioniert. Nachdem wir die Vor-und Nachteile von papierloser Buchhaltung näher unter die Lupe nehmen, werden wir euch drei Softwares vorstellen, mit denen papierlose Buchhaltung möglich ist. Wenn du also vielleicht deine eigene Buchhaltung von handschriftlich auf digital umstellen möchtest aber nicht genau weißt, worauf es ankommt, dann bist du hier genau richtig.
Inhalt des Beitrags:
Wer verwendet papierlose Buchhaltung?
Die papierlose Buchhaltung wird insbesondere in großen Unternehmen betrieben. Das liegt einfach daran, dass bei vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Kosten entstehen. Diese Kosten können in Form von Dienstreisen, Materialanschaffung oder einfach in Form von Auszahlung von Löhnen entstehen. Auch wenn ein Unternehmen viele Investitionen tätigt, müssen diese entstandenen Kosten entsprechend verwaltet werden.
Wenn es viele Einzahlungen und Auszahlungen in einem Unternehmen gibt, empfiehlt sich die digitale Buchhaltung. Schriftlich wird das sonst alles zu viel und sprengt den Rahmen der Zeit und des Aufwands. Deswegen greifen viele Unternehmen auf eine papierlose Buchhaltung mit Hilfe einer dafür geeigneten Software zurück.
Wie funktioniert papierlose Buchhaltung?
Wie zuvor schon erwähnt, funktioniert papierlose Buchhaltung am besten mit einer Software, die auf die Buchhaltung ausgerichtet ist. Die meisten Softwares sind so aufgebaut, dass Belege und Rechnungen eingescannt oder abfotografiert werden. Anschließend wird das Bild in der Software hochgeladen. Dort steht es nur zur weiteren Verwaltung bereit.
Vorteile und Nachteile der papierlosen Buchhaltung
Vorteile der papierlosen Buchhaltung
Papierlose Buchhaltung ist vor allem eins: Platzsparend. Wenn alle Dokumente und Belege online eingescannt werden, sparst du eine Menge Platz. Wenn die Buchhaltung schriftlich gemacht wird, fallen über die Jahre hinweg viele vollgeschriebene Bücher oder dicke Ordner an. Diese müssen auch irgendwo verstaut werden. Da Belege und Rechnungen bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden sollten, sammelt sich in dieser Zeit viel an. Wenn du die Belege und Rechnungen online verwaltest, sparst du sehr viel Platz.
Die Belege werden online und virtuell auf der Cloud der entsprechenden Software gespeichert. Dort kannst du sie jeder Zeit bei Bedarf wieder aufrufen. Abgesehen vom Platzersparnis schont die papierlose Buchhaltung die Umwelt. Denn wenn Rechnungen digital verwaltet werden, fallen sämtliche Ordner, Ausdrucke und handschriftliche Papiere weg.
Ein weiterer Vorteil in der papierlosen Buchhaltung ist das Zeitersparnis. Wenn du die Buchhaltung schriftlich machst, musst du viele Daten aufschreiben. Greifst du auf eine Software zurück, übernimmt die Software den Schritt für dich. Viele Softwares für die papierlose Buchhaltung arbeiten mit künstlicher Intelligenz oder der Optical Character Recognition. Letzteres wird mit “optischen Zeichenerkennung” übersetzt. Das bedeutet, dass die Software handgeschriebene Belege erkennt und erfasst. So werden die wichtigsten Daten aus den schriftlichen Belegen extrahiert. Aus diesen Daten wird dann ein digitales Dokument erstellt.
Du sparst also eine Menge Zeit ein, wenn du lediglich den Beleg fotografierst oder einscannst. Den Rest übernimmt dann die Software für dich. Auch Buchhaltungs Teams eines Unternehmens werden viel Zeit bei ihrer Arbeit einsparen. Wenn die Belege alle in einer Software verwaltet werden, können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über einen Zugang zur Software Einblicke in die Verwaltung bekommen. Das geht viel schneller, als wenn ständig Rechnungen und Ordern durch das Büro gegeben werden und erst ihren Weg zu den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern finden müssen. Aus Sicht des Unternehmens wird mit der papierlosen Buchhaltung auch noch Geld gespart.
Auch die Organisation kann eine wichtige Rolle spielen. Musst du einen Beleg nachweisen, solltest du nicht ewig lange nach diesem suchen müssen. Je nachdem, wie gut organisiert du mit deiner handschriftlichen Buchhaltung bist, kann es ab und zu dauern, den passenden Beleg aus den verschiedenen Ordnern zu fischen. Da könnte die papierlose Buchhaltung eine ideale Alternative sein. In der Software können Belege und Rechnungen sortiert werden. Dabei können auch Kategorien erstellt werden, in denen du die Belege sortieren möchtest. So kann es einfacher sein, die passenden Belege und Rechnungen zu finden.
Nachteile der papierlosen Buchhaltung
Wie fast überall gibt es dort, wo Vorteile sind, auch einige Nachteile. Da bei der papierlosen Buchhaltung alle Daten online gespeichert werden, existieren in der Regel keine schriftlichen Nachweise mehr. Wenn es nun zu einem Hackerangriff auf die Software kommen sollte, kann es passieren, dass Daten gestohlen werden. Normalerweise ist dies nicht der Fall, weil alle Buchhaltungssoftwares mit den modernsten Sicherhheitstechnologien arbeiten.
Dennoch lässt sich ein geringes Restrisiko nicht vollständig eliminieren. In diesem Fall hätte das Unternehmen keine schriftlichen Nachweise über Belege und Rechnungen. Auf der anderen Seite müsste sich das Unternehmen darüber Sorgen machen, dass unternehmensinterne Daten verbreitet werden könnten. Geraden diese Daten beispielsweise an die Konkurrenz, könnte es zu erheblichen Problemen für das Unternehmen kommen.
Auf der anderen Seite könnte die Digitalisierung manche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor ein Problem stellen. Gerade die ältere Generation tut sich schwer im Umgang mit neuen Technologien. Dementsprechend könnte es zu Problemen bei der Nutzung von Softwares in Sachen Verwaltung kommen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssten erst einmal richtig eingearbeitet und mit der Software vertraut gemacht werden. Bei diesem Prozess kann wertvolle (Arbeits-) Zeit verloren gehen.
Top 3 Softwares für die papierlose Buchhaltung
Es gibt verschiedene Softwares, mit denen die private Buchhaltung sowie die Buchhaltung eines Unternehmens optimiert werden kann. Im Folgenden werden wir euch drei Softwares vorstellen. Die Softwares sind Flowers, Lexware und DATEV.
Papierlose Buchhaltung mit der Software Flowers
Die Vorteile für das eigene Unternehmen sind folgende: Wenn die Software Flowers genutzt wird, sollen typische Fehlerquellen vermieden werden. Des Weiteren soll das Unternehmen vor gefälschten Rechnungen geschützt werden. Die Kosten für die Rechnungsfreigabe sollen gesenkt werden, ebenfalls soll es zu eine akkuraten Finanzauswertung kommen.
Eine Rechnung auf Papier wird dazu eingescannt und anschließend in der Software hochgeladen. Es kann aber auch ein Rechnungspostfach eingerichtet werden. Wenn dies erfolgt ist, werden Rechnungen automatisch importiert und hochgeladen. Die Rechnung steht anschließend in der Software als digitale Version bereit. Anschließend kann die Rechnung mit wenigen Klicks freigegeben werden und steht zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.
Die erstellten Rechnungen werden bis zu zehn Jahre kostenlos auf der Software gespeichert, damit ein Beweis für das Finanzamt vorgelegt werden kann. Die Rechnungen können auch mit anderen Dokumenten verknüpft werden. Beispielsweise mit einem Lieferschein. So sind alle wichtigen Belege, die miteinander zusammenhängen, gut aufbewahrt.
Die Software arbeitet auch mit dem Tool der Echtzeit. So kann zu jeder Zeit der aktuelle Status der Rechnung eingesehen werden. Die Software kann ebenfalls mit anderen Softwares kooperieren, damit wichtige Daten einfach übernommen werden können. So kann vor allem viel Zeit bei der Einrichtung der Software gespart werden.
Das Einrichten der gesamten Software soll nicht länger als 60 Minuten dauern. Die anschließende Einführung in die Software soll 15 Minuten dauern. Nach dieser kurzen Zeit soll der Kunde oder die Kundin die Software ohne Probleme bedienen und nutzen können. Falls doch noch Fragen aufkommen sollten, kann man sich gerne an das Serviceteam von Flowers wenden. Sie sollen kompetent und schnell reagieren und die Fragen beiseite schaffen.
Über die Preise der Software ist nichts (öffentlich) bekannt. Wer die Software für sich und das eigene Unternehmen nutzen möchte, muss bei dem Unternehmen ein privates Angebot einholen.
Papierlose Buchhaltung mit der Software Lexware
Das Unternehmen Lexware wurde 1989 in Freiburg im Breisgau gegründet. Das deutsche Unternehmen ist auf die Buchhaltung spezialisiert. Lexware bietet verschiedene Softwares an. Zum einen für die Buchhaltung, für die Warenwirtschaft, zur Lohn- und Gehaltsabrechnung oder die kaufmännische Komplettlösung. Es bietet eine Software zum Management von Spesen und Reisekosten an. Der Fokus von Lexware liegt dabei auf kleineren und mittleren Unternehmen. Aber auch Freiberufler und Selbstständige können die Software bei der Verwaltung von Reisekosten und Spesen hinzuziehen. Rechnungen und Reisekostenabrechnungen können mit Hilfe der Lexware Software ganz einfach erstellt werden.
Wenn eine Rechnung erstellt werden soll, wird der Beleg entweder abfotografiert oder eingescannt. Anschließend wird das Bild in der Software hochgeladen. Dort wird es als PDF-Datei gespeichert und steht zur Weiterverarbeitung bereit. Des Weiteren soll die Software die eingegebenen Daten automatisch prüfen, um Fehler oder falsche Daten direkt anzuzeigen und korrigieren zu können. Lexware bietet die Buchhaltungsoption in Form einer Desktopversion an sowie als Cloud-Lösung. Die Preise betragen zwischen 8,45 und 19,99 pro Monat.
Papierlose Buchhaltung mit der Software DATEV
Das Unternehmen DATEV wurde 1966 in Nürnberg gegründet. Es erstellt diverse Softwares für den Markt der Steuerberatung. DATEV ist der drittgrößte Anbieter Deutschlands für Business-Softwares. Das Unternehmen bietet über 200 PC-Programme und eine App an, um hauptsächlich kleine und mittlere Unternehmen bei ihrer Finanzverwaltung zu unterstützen. Insbesondere Rechtsanwälte und ihre Rechtsanwaltskanzleien sowie ihre Mandanten zählen zu den wichtigsten Kunden von DATEV.
Aber auch Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Informatiker und Mathematiker nutzen DATEV bei ihrer täglichen Arbeit. Der Fokus der Software liegt dabei auf der Unterstützung im Rechnungswesen, der Organisation und Planung der Verwaltung, Steuern und insbesondere die Steuerberatung, Personalwirtschaft und die allgemeine, betriebswirtschaftliche Beratung.
Vor der Nutzung der Software muss die Kundin oder der Kunde zunächst einmal das Programm kaufen. Anschließend werden die Belege von der papierlosen Form mit Hilfe der Software digitalisiert. Die Papierbelege werden dann entweder abfotografiert oder eingescannt und anschließend über die App oder den Desktop in der Software hochgeladen. Des Weiteren gibt es das Tool “DATEV Upload Mail”. Mit diesem Tool können per E-Mail eingegangene Rechnungen direkt per Mausklick im PDF-Format an die Software weitergeleitet und anschließend dort hochgeladen und gespeichert werden.
Die digitalen Belege werden nun auf der zu DATEV gehörenden Cloud gespeichert. Die unternehmensinternen Daten werden dazu in der Software eingegeben und dort auf einer Cloud gespeichert. Dabei stehen der Datenschutz, die Datensicherheit und die steuerliche Compliance an erster Stelle.
Wenn die Belege online gespeichert sind, können sie sortiert werden. Dies erleichtert das Suchen und Finden von Belegen. Die Belege können nun in der Software direkt verwaltet werden und stehen dort für die Weiterverarbeitung bereit. Das Buchhaltungsteam eines Unternehmens kann direkt über den Zugang zu DATEV Einsicht in die Buchhaltung und die hochgeladenen Belege bekommen und der Verwaltung nachgehen. So kann Zeit, aber auch Geld gespart werden.