Geht ein Arbeitnehmer im Auftrag der Firma auf eine Dienstreise so entstehen Kosten. Anfallende Aufwendungen die auf einer Dienstreise zu erwarten sind, könnten Folgende sein:
- Fahrtkosten
- Übernachtungskosten
- Reisenebenkosten
- Verpflegungsmehraufwand
Doch nicht alle Reisekosten sind gleich Verpflegungskosten. Unter Verpflegungskosten versteht man wie der Name schon erahnen lässt, Kosten für die Verpflegung wie Essen und Trinken. Diese Kosten fallen unter den Begriff des Verpflegungsmehraufwands und können wie andere Reisekosten steuerlich geltend gemacht werden. Dies wird durch den Paragraphen § 4 Absatz 5 Nummer 5 Satz 2 des Einkommenssteuergesetzes geregelt.
Inhalt des Beitrags
Hinweis: Der Verpflegungsmehraufwand wird auch als „Spesen“ oder „Auslöse“ bezeichnet.
Verpflegungsmehraufwand und die steuerliche Regel
Arbeitnehmer
Arbeitgeber sind nicht gesetzlich dazu verpflichtet den Verpflegungsmehraufwand zu bezahlen. Sollte also der Fall auftreten, dass der Arbeitgeber die Verpflegungskosten nicht erstattet, kann der Verpflegungsmehraufwand vom Arbeitnehmer selbst, steuerlich geltend gemacht werden. Der Verpflegungsmehraufwand wird anschließend in der Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt.
Unternehmen und Selbständige
Bei Unternehmen und Selbständige kann der Verpflegungsmehraufwand beziehungsweise die Verpflegungspauschale als Betriebskosten abgesetzt werden. Wichtiger Hinweis: Für die Übernachtungspauschale gilt dies nicht. Diese Kosten sind mit einer ermäßigten Umsatzsteuer von 7 Prozent vorsteuerabzugsfähig.
Voraussetzungen für die Erstattung
Auswärtstätigkeit
Eine nötige Voraussetzung auf die geachtet werden soll, ist der Unterschied zwischen einer reinen Auswärtstätigkeit und einer Dienstreise. Denn nur die Dienstreisen sind es, die letztlich für das Finanzamt steuerlich relevant sind. Erledigt ein Mitarbeiter Tätigkeiten beispielsweise einen Kilometer von seinem eigentlichen Arbeitsplatz, so redet man hier von einer reinen Auswärtstätigkeit und nicht von einer Geschäftsreise.
Erste Tätigkeitsstätte
Von einer Dienstreise spricht man sobald ein Mitarbeiter für den Arbeitnehmer eine Arbeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte ausführt. Die erste Tätigkeitsstätte ist laut gesetzlicher Regelung eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers also umgangssprachlich die Arbeitsstätte oder der Arbeitsplatz. Diese Stätte muss dem Arbeitnehmer für die Dauer des Arbeitsverhältnisses oder für einen Zeitraum von mindestens 48 Monaten dauerhaft zugeordnet werden.
Dienstreisen
Sobald im Rahmen einer Geschäftsreise ein Verpflegungsmehraufwand entsteht, kann dieser von der Steuer abgesetzt werden. Unter den Begriffen Geschäftsreisen oder Dienstreisen, versteht man eine Auswärtstätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte. Außerdem sollte die Reise sich außerhalb der Stadtgrenze des Arbeitsplatzes befinden, um als eine Geschäftsreise anerkannt zu werden.
Zeitraum
Bei einer längeren Auswärtstätigkeit wird der Verpflegungsmehraufwand nur für einen Zeitraum von drei Monaten erstattet. Findet innerhalb einer längeren Dienstreise eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen statt, so können erneut Verpflegungsmehraufwendungen von drei Monaten, steuerlich geltend gemacht werden. Als eine vierwöchige Unterbrechung werden sowohl ein langer Urlaub als auch ein krankheitsbedingter Ausfall vom Finanzamt akzeptiert. Hinweis: Dies gilt nur für den Verpflegungsmehraufwand auf Dienstreise und nicht für Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten.
Erstattung durch Verpflegungspauschale
In der Regel werden die Kosten des Verpflegungsmehraufwands in Deutschland über die Verpflegungspauschale zurückgezahlt. Der Betrag ist unabhängig von den Kosten der Verpflegung und hat vielmehr mit der Dauer und dem Ziel der angetretenen Dienstreise zu tun. Hier handelt es sich nicht um die Aufwendungen von den Geschäftsreisen per se, denn die Deckung der Reisekosten hat nichts mit den Verpflegungsmehraufwand zu tun. Unter Verpflegungsmehraufwand versteht man den Mehraufwand, den eine angestellte Person für seinen Arbeitgeber außerhalb von seinem Arbeitsplatz oder Zuhause erbringt.
Hinweis: Die Verpflegungspauschale kann gekürzt aber nicht erhöht werden. Dazu später im Punkt „Bereinigter Verpflegungsmehraufwand“ mehr.
Verpflegungsmehraufwand: Formalia
Für die Rückzählung der Kosten in Form von Pauschalen, wird eine Genehmigung vom Arbeitgeber für die Dienstreisen benötigt. Des Weiteren ist erwähnenswert, dass man für die Verpflegungspauschale keine Belege wie Quittungen oder Kassenbons benötigt, um die Kosten ausgezahlt zu bekommen.
Verpflegungsmehraufwand: Pauschalen je nach Reiseziel und Abwesenheitsdauer
Inlandreise
Wie bereits erwähnt variieren die Verpflegungspauschalen je nach Dauer der Abwesenheit im Zuge einer Dienstreise. Außerdem unterliegt der Verpflegungsmehraufwand einer Stafflung. Die Pauschalen gelten bei einer Abwesenheit und Reise ab mehr als 8 Stunden. Dementsprechend gelten aktuell folgende Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im Inland:
- Ab Abwesenheit von 8 Stunden bis 24 Stunden gilt die kleine Verpflegungspauschale von 14 Euro. Hinweis: Die kleine Pauschale von 14 Euro tritt sowohl bei einer Dienstreise von 8 Stunden bis 24 Stunden als auch bei An- und Abreisetag von mehrtägigen Reisen in Kraft.
- Arbeitet ein Arbeitnehmer für den Arbeitgeber mehr als 24 Stunden auswärts, so erhält er die große Verpflegungspauschale von 28 Euro.
Der Bundesrat und Vermittlungsausschuss verhandeln aktuell an dieser Regelung. Nach Abschluss der Verhandlungen könnten möglicherweise im Jahr 2024 die Sätze der Pauschalen folgendermaßen aussehen:
- Die kleine Pauschale für eine Abwesenheit ab 8 Stunden bis 24 Stunden. Hier werden 16 Euro zurückerstattet.
- Die große Pauschale für eine Abwesenheit ab 24 Stunden. Hier werden 32 Euro zurückerstattet.
Auslandreise
Der Verpflegungsmehraufwand bei Auslandsreisen ist anders geregelt. In diesem Fall variieren die Sätze der Pauschbeträge je nach Reiseziel. Die Pauschbeträge im Ausland können je nach Land, Region und sogar Städte unterschiedlich ausfallen. Grund für die Unterschiede zwischen den Verpflegungspauschalen ist die Anpassung der wirtschaftlichen Situation an das jeweilige Reiseziel. Damit will man der wirtschaftlichen Ungleichheit entgegenwirken und die Kosten der Verpflegungsmehraufwendungen gerecht decken. Natürlich sind die Kosten für Verpflegung aber auch die der beispielsweise Fahrkosten oder Übernachtungskosten in manchen Ländern schlicht und einfach teurer oder günstiger.
Beispiel: Um zu veranschaulichen wie stark die Pauschbeträge variieren können, wird der Pauschbetrag von der Hauptstadt Australiens betrachtet. In Canberra erhält man bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden, einen Pauschbetrag von 49 Euro. Zur Gegenüberstellung wird die Pauschale von Bulgarien betrachtet. Für ebenfalls 8 Stunden Abwesenheit, gibt es in diesem Land 15 Euro für die Kosten der Verpflegung.
Liste der Pauschbeträge
Das Bundesfinanzamt veröffentlicht jedes Jahr eine tabellarische Liste mit den gültigen Verpflegungspauschalen der jeweiligen Länder die zu erwarten sind. Hinweis: Auch die Übernachtungspauschale für Geschäftsreisen ist im Ausland anders geregelt. Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten für die verschiedenen Regionen, Städte und Länder findet man in derselben Liste wie die der Spesensätze. Link zur Liste: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2023-11-21-steuerliche-behandlung-reisekosten-reisekostenverguetungen-2024.pdf?__blob=publicationFile&v=1
Bereinigter Verpflegungsmehraufwand
Bevor für den Verpflegungsmehraufwand die Summe berechnet wird, müssen einige Dinge mit einbezogen werden. Waren Mahlzeiten im Hotel inkludiert oder wurde man eventuell von Geschäftspartnern zum Mittag oder Abendessen eingeladen? Kostenübernahmen jeglicher Art müssen mit einberechnet werden und führen zu einer prozentualen Kürzung beim Pauschbetrag. Nur der bereinigte Verpflegungsmehraufwand ist gültig und ermöglicht dem Angestellten beziehungsweise einem Unternehmen die steuerfreie Rückzahlung zu erhalten.
Prozentuale Kürzung beim Verpflegungsmehraufwand
Abschlag in Höhe von 20 Prozent
- Sind Mahlzeiten im Hotel inbegriffen oder andere Kosten werden übernommen so führt dies zu einer zwanzigprozentigen Kürzung der Verpflegungspauschalen.
Abschlag in Höhe von 40 Prozent
- Wird man zum Essen eingeladen oder nimmt an einer Veranstaltung teil bei der Verpflegung bereitgestellt wird, so führt dies zur einer vierzigprozentigen Kürzung bei den Verpflegungspauschalen.
Verpflegungsmehraufwand Beispiel
Ein Beschäftigter geht für sein Unternehmen auf eine Geschäftsreise. Die Reise benötigt jeweils einen An- und Abreisetag. Nach einer Übernachtung frühstückt er im Hotel und macht sich danach auf ein Seminar. Am letzten von den zwei aktiven Arbeitstagen, hatte er leider kein Hotelfrühstück mehr aber wurde von einem Unternehmer zum Abendessen in ein Restaurant eingeladen. Zum Schluss folgte der Abreisetag. Der Verpflegungsaufwand beim mehrtägigen Reisen im Inland soll berechnet und bereinigt werden.
Die Rechnung entsteht folglich:
Zur Erinnerung: Der Verpflegungsaufwand im Inland für eine Tätigkeit von mindestens 24 Stunden pro Kalendertag beträgt 28 Euro. Die kleine Pauschale für Abwesenheit ab acht Stunden hingegen beträgt 14 Euro.
Tag 1: Anreisetag von 06:00 bis 21:00 Uhr entsprechen 14 Euro.
Tag 2: Hotelfrühstück und Seminarbesuch von 00:00 bis 24:00 Uhr entsprechen 28 Euro.
Tag 3: Meetings mit Geschäftspartnern und eine Einladung zum Abendessen von 00:00 bis 24:00 Uhr entsprechen 28 Euro.
Tag 4: Abreisetag von 00:00 bis 15:00 Uhr entsprechen 14 Euro.
Der Gesamtbetrag des unbereinigten Verpflegungsmehraufwands beträgt 84,00 Euro.
- Abschlag von 20 Prozent an Tag 2 aufgrund des inkludierten Hotelfrühstücks. Aus den vorerst 28 Euro werden 22,40 Euro.
- Abschlag von 40 Prozent aufgrund der Einladung zum Abendessen am dritten Tag. Aus den Verpflegungsmehraufwand von 28 Euro an Tag 3 werden 16,80 Euro. Rechnung der Beträge: Zwei Mal 14 Euro für An und Abreisetag addiert mit 22,40 Euro für Tag 2 und 16,80 Euro für Tag 3 ergeben einen bereinigten Gesamtbetrag von 67,20 Euro.
Der Arbeitnehmer hat ein Anrecht auf ein Verpflegungsmehraufwand in Höhe von 67,20 Euro und kann diesen Betrag zurückerstattet bekommen.