Was ist eine Auslagenerstattung?

Zahlen Mitarbeiter im Namen des Unternehmens einen Einkauf aus eigener Tasche und treten damit in Vorleistung, so handelt es sich bei den Kosten um Auslagen. Wenn kein privates Interesse an den erworbenen Gegenständen besteht und die Aufwendung aufgrund einer beruflichen Tätigkeit veranlasst wurde, geht das Eigentum der Gegenstände an das Unternehmen. Diese Voraussetzungen müssen erfüllt werden, damit der Arbeitnehmer ein Anrecht auf die steuer- und sozialabgabefreie Kostenerstattung bekommt.

Wird dem Arbeitnehmer die entsprechenden Kosten der Auslagen erstattet, redet man von einer Auslagenerstattung. Festgehalten wird die Auslagenerstattung in §3 des deutschen Einkommensteuergesetzes kurz EStG. Mehr zum Einkommensteuergesetz: https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__3.html

Hinweis: Sowohl durchlaufende Gelder als auch die Auslagen werden in der Regel vom Arbeitgeber zusätzlich zum Lohn ausgezahlt.

Die pauschale Auslagenerstattung

Die pauschale Auslagenerstattung ist nur unter bestimmten Bedingungen steuerfrei.

• die Auslagen stellen keine Bereicherung für das Unternehmen dar
• es handelt sich um eine wiederkehrende Aufwendung
• das Unternehmen muss den Zeitraum der Anwendung zum Nachvollziehen detailliert vorweisen können

Wenn diese Bedingungen nicht erfüllt sind, wird die pauschale Auslagenerstattung wie ein Arbeitslohn betrachtet und sind somit steuerpflichtig.

Beispiele für Auslagen

Bei den Auslagen muss es sich um seltene bis einmalige Ausgaben handeln. Außerdem müssen zum Erlangen der Steuerfreiheit, die Auslagen einzeln abgerechnet werden. Auslagen sind zum einen die Beschaffung von Hilfsmitteln oder Betriebsstoffen. Diese könnten Benzin oder andere benötigten Gegenstände für ein Firmenwagen, Kosten für Porto oder Büromaterial aber auch weitere Dinge sein.

Wie könnten weitere Beispiele aussehen?

• Das Tanken mit jeglichem Treibstoff (auch die Aufladung eines Elektrofahrzeugs)
• Geschäftsessen mit Geschäftspartnern oder anderen betrieblich relevanten Personen
• Kosten von Kundengeschenken im Auftrag des Unternehmens
• geschäftliche Telefongespräche, die der Mitarbeiter aus betrieblichem Anlass und außerhalb des Betriebs betätigt
• Kosten für ein Abos (Telefon oder öffentliche Verkehrsmittel…)
• Fortbildung (Messebesuch, Schulung…)

Natürlich gibt es noch etliche weitere und sogar recht untypische Anlässe für eine Auslagenerstattung. Wie bereits erwähnt, spielt die Frage nach dem Eigentum eine relevante Rolle. Sie sollte stehts beachtet werden, da sie den Unterschied zwischen Auslagen und Sachbezüge bestimmt. Wichtig sind außerdem der Anlass, ob dieser betrieblich oder privat ist und das Interesse aller Beteiligten an den erworbenen Gegenständen.

Hinweis zu Reisekosten: Kosten die während einer Dienstreise entstehen können ebenso mithilfe der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden. Auch wenn es sich um einen betrieblichen Anlass handelt und des Öfteren Mitarbeiter auf Dienstreise ihr Geld vorstrecken, lohnt es sich in den meisten Fällen Reisekosten über eine Reisekostenabrechnung abzurechnen. Besonders die Verpflegungs- und Übernachtungskosten werden häufig mithilfe einer Pauschale erstattet. Die geltenden Pauschalen für die steuerfreie Erstattung werden jährlich vom Bundesfinanzministerium kurz BMF aktualisiert.

Welche Kostenarten können über die Reisekostenabrechnung geregelt werden?

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungsmehraufwand
• Reisenebenkosten

Wichtig: Eine gesetzliche Verpflichtung seitens des Unternehmens gibt es auch hier nicht. Den Mitarbeitern bleibt trotzdem die Möglichkeit, die Kosten in solchen Fällen bei der Einkommensteuererklärung als Werbekosten geltend zu machen. Bei der Reisekostenabrechnung muss eine Art Dokument mit wichtigen Angaben ausgefüllt und dazugehörige Quittungen beigelegt werden. Der Aufwand und das Zettelchaos sind dementsprechend sowohl bei einer Auslagenerstattung als auch bei einer Reisekostenabrechnung nahezu unvermeidbar.

Definition: Sachbezüge und durchlaufende Geldern

Schmale Grenze zum Sachbezug

Besteht ein Interesse seitens des Mitarbeiters in Bezug auf den erworbenen Gegenstand, handelt es sich in diesem Fall um ein Sachbezug. Bei Sachbezügen gilt nicht dasselbe wie bei einer Auslagenerstattung. Hier sind nur bis zu 50 Euro absetzbar.

Durchlaufende Gelder

Ist der Zeitpunkt der Erstattung nach der Aufwendung so handelt es sich um eine Auslage und sollte nicht mit dem Begriff „durchlaufende Gelder“ gleichgesetzt werden. Bei den durchlaufenden Geldern geht es um Gelder, die Mitarbeiter im Voraus erhalten und somit nicht für das Unternehmen in Vorkasse gehen. Im Gegensatz zu den Auslagen werden durchlaufender Gelder für regelmäßige anfallenden Beträgen verwendet. Beispiele für durchlaufende Gelder wären zum Beispiel regelmäßige Einkäufe für Verpflegung für das Büro oder Büroküche aber auch Einkäufe von Kundengeschenken.

Wie erhält man eine Auslagenerstattung?

Damit ein Unternehmen eine Anerkennung der Auslagenerstattung vom Finanzamt erhält und die Auslagen zurückerstattet bekommt, gibt es einige steuerliche Regelungen zu beachten.

• Die wichtigste Bedingung ist die korrekte Dokumentation und Belegung jeder Ausgabe beziehungsweise Auslage, durch ordnungsgemäße Rechnungen, Quittungen und Belege. Nur bei Zahlungen unter 250 Euro genügt der einfache Kaufbeleg. (besonders wichtig für die Buchhaltung)
• Der Betrieb veranlasst im eigenen Namen die anfallenden Auslagen. Die Auslagen müssen dementsprechend rein betrieblich sein.
• Wie oben bereits angeführt, sollte beim Mitarbeiter kein Eigeninteresse am vom Unternehmer erworbenen Gegenstand bestehen. Die erworbenen Gegenstände sind im Besitz von den Unternehmen.

Nachdem ein Mitarbeiter in Vorkasse gegangen ist, können beim Unternehmen die Auslagen in Rechnung gestellt werden. Um die Auslagenerstattung zu erhalten, dürfen auf dem Formular der Auslagenerstattung wichtige Informationen nicht fehlen:

• Name und Anschrift vom Unternehmen
• Name und und Anschrift des Beschäftigten
• Verwendungszweck (besonders relevant für das Finanzamt)
• Höhe der Brutto- und Nettokosten als einzelne Posten inklusive des Gesamtbetrags
• Angaben zum Auszahlungskonto

Außerdem sollten alle Rechnungen oder Quittungen beigelegt werden!

Spezieller Fall: Freiberufler

Wenn ein Freiberufler eine Auslagenerstattung beantragt, so ähnelt es dem Verfahren einer Reisekostenabrechnung zwischen einem regulären Arbeitnehmer und dessen Arbeitgeber. Bei diesem Verfahren gehen Mitarbeiter für die entstehenden Reisekosten also für Übernachtungs-, Fahrt-, Verpflegungs- und Nebenkosten in Vorkasse und erhalten das Geld gegen Vorlage eines Beleges in Form einer Quittung oder Kassenbons wieder. Der Auftraggeber des Freiberuflers verlangt für die Auslagenerstattung eine separate Abbrechung, denn diese kann zusammen mit der Arbeitsleistung abgerechnet werden.

Da dieser Prozess etwas umständlich sein kann, lohnt es sich für den Freiberufler vorher mit dem Kunden zu sprechen. Der Kunde und Freiberufler können sich nämlich zusammen einigen, dass die Auslagen als eigene Nebenleistung abgerechnet werden.

Sollte der Freiberufler sich dennoch für eine herkömmliche Auslagenerstattung entscheiden, so gibt es einiges zu beachten:

• Belege zu einer Zahlung müssen auf den Namen des Auftraggebers laufen, um Probleme mit dem Vorsteuerabzug zu vermeiden.
• Es muss auf die bereits vorhandene Umsatzsteuer auf sämtlichen Quittungen geachtet werden.
• Alle Reisekosten (Fahrt-, Übernachtungs-, Verpflegungsmehr- und Reisebenkosten) müssen auf einer Rechnung zum Nachvollziehen zusammengefasst werden.
• Auf der Rechnung werden die Umsatzsteuern nicht berücksichtig, da es sich um einen durchlaufenden Posten handelt.
• Sämtliche Belege inklusive der Abrechnung werden abschließend beim Kunden eingereicht.

Auslagenerstattung: Vorlage, Alternative und Lösungen

Schwierigkeiten und Nachteile bei einer Auslagenrückerstattung

In der Regel müssen Mitarbeiter benötigte Formulare für die Buchhaltung ausfüllen. Sie geben wichtige Informationen zu den Auslagen für die sie in Vorkasse gegangen sind an und legen die dazugehörigen Belege bei. Die Buchhaltung seitens des Unternehmens obliegt die Aufgabe, alle Angaben für die Auslagenerstattung zu prüfen. Dieser Prozess ist sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen mit viel Arbeit verbunden, doch für den Auslagenersatz notwendig.

Lösungen

Vorlage für eine ordentliche Buchhaltung

Um eine schriftliche Auslagenerstattung ordentlich zu formulieren, empfiehlt sich eine Vorlage zu benutzen. Unternehmen und Beschäftigte können online auf eine Vorlage für eine Auslagenerstattung zugreifen.

Wichtiger Hinweis: Eine Vorlage ersetzt nicht den ganzen Prozess. Belege müssen trotzdem manuell gesammelt werden und der Auslagenerstattung beigefügt werden. Eine Vorlage verhilft lediglich beim Ausfüllen damit die Auslagen in Rechnung gestellt werden können.

Nutzung einer App

Aufgrund der Belegpflicht ist die Auslagenerstattung in Papierform wie bereits der Name schon erahnen lässt, mit viel Papierkram verbunden. Möchte ein Unternehmen das Geld in Form einer Auslage ohne großen Aufwand erstattet bekommen, kann ein Tool zum Scannen diese Möglichkeit bieten. Viele Apps stehen Online zum Download zur Verfügung und helfen dabei, eine Auslage digital und mobil zu erfassen. Damit müssen keine Rechnungen mehr in Papierform aufgehoben werden.

Weitere Vorteile sind:

• Zeit und Aufwand sparen
• Kein Zettelchaos; Quittungen werden über eine App einfach und mobil eingescannt
• Mitarbeiter können ihre Rechnungen digital beim Arbeitgeber einreichen
• Belege gehen nicht verloren
• besserer Überblick über die Kosten

Firmenkreditkarten statt Auslagenerstattung

Auch die Auslagenerstattung mithilfe eines Tools oder einer Vorlage müssen einen gewissen Prozess durchlaufen und verursachen trotzdem einen Aufwand seitens des Unternehmens, der Buchhaltung und bei den Arbeitnehmenden. Die beste Lösung wäre das Geld nicht in Form von Auslagen zurückzuerstatten, sondern direkt auf firmeneigene Kreditkarten zurückzugreifen.

Warum Firmenkreditkarten statt Auslagenerstattung?

• Abrechnung ist einfacher (zum Beispiel für Kosten bei Übernachtungen oder Messebesuchen)
• guter und transparenter Überblick über die Daten
• schnelle Datenerfassung
• kein Datenverlust
• es muss kein Formular wie bei der Auslagenerstattung ausgefüllt werden
• keine Belege mehr manuell sammeln
• schnellere Erstattung für die Mitarbeiter