Was ist DATEV Beleg Online?
In diesem Artikel erklären wir dir, was DATEV ist und wie du mit der Software deine Buchhaltung voran bringen kannst. Nach einer kurzen Einführung über das Unternehmen DATEV und worin ihr Angebot besteht, klären wir die Frage, warum die Buchhaltung für ein Unternehmen eigentlich so wichtig ist und was mögliche Konsequenzen sein können, wenn die Buchhaltung fehlerhaft durchgeführt wurde. Anschließend erklären wir dir den Vorgang bei den DATEV Belegen Online und gehen auf die jeweilige Vor- und Nachteile von DATEV ein. Wenn du also mehr über das Angebotsspektrum von DATEV und die Buchhaltung wissen möchtest, dann bist du hier genau richtig.
DATEV ist ein Unternehmen, das 1966 gegründet wurde. Das Unternehmen erstellt Softwares für den Markt der Steuerberatung und ist der drittgrößte Anbieter Deutschlands für Business-Softwares. Der Sitz des Unternehmens ist in Nürnberg. Das Unternehmen beschäftigt mehr als 8.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und unterstützt insgesamt mehr als 2,8 Millionen Unternehmenm. Zu den Kunden von DATEV zählen Rechtsanwälte mit ihren Rechtsanwaltskanzleien sowie ihre Mandanten, aber auch Wirtschaftsprüfer und Steuerberater. Auch im Bereich der Informatik, IT und Mathematik hat das Unternehmen DATEV seine Kundinnen und Kunden. DATEV unterstützt aber auch Vereine, Institutionen und kleine und mittlere Unternehmen. Im Jahr 2022 erzielte DATEV eine Jahresumsatz von 1,31 Milliarden Euro.
Das Angebot des Unternehmens DATEV
Das Unternehmen DATEV bietet über 200 PC-Programme und eine App an, um hauptsächlich kleine und mittlere Unternehmen bei ihrer Finanzverwaltung zu unterstützen. Insbesondere liegt der Fokus dabei auf der Unterstützung im Rechnungswesen, der Organisation und Planung der Verwaltung, Steuern und insbesondere die Steuerberatung, Personalwirtschaft und die allgemeine, betriebswirtschaftliche Beratung. Die unternehmensinternen Daten werden dazu in der Software eingegeben und dort auf einer Cloud gespeichert. Dabei stehen der Datenschutz, die Datensicherheit und die steuerliche Compliance an erster Stelle.
Warum sollten Unternehmen Buchhaltung führen?
Um ein Unternehmen erfolgreich zu führen, muss es auch Geld verdienen. Das Unternehmen bezieht aber nicht nur Einnahmen in Form von Geld, sondern hat auch diverse Ausgaben. Die anfallenden Ausgaben können beispielsweise sein Miete, Energiekosten, Lohn für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, zu zahlende Dienstreise oder Anschaffungskosten. Natürlich gibt es noch weitere Kosten, mit denen ein Unternehmen rechnen muss. Um den Zufluss und den Abfluss von Geld eines Unternehmens zu beschreiben, gibt es den Begriff Cashflow.
Der sogenannte Cashflow beschreibt genau diesen Zufluss und Abfluss liquider Mittel eines Unternehmens in einem gewissen Zeitraum. Um einen Überblick über die Einnahmen und die Ausgaben einer Firma und dementsprechend auch über den Cashflow zu haben, ist das Verwalten von Unternehmensausgaben unabdingbar. Denn ein Unternehmen muss über ausreichend liquide Mittel verfügen, um die Möglichkeit einer Innenfinanzierung aufrechterhalten zu können. Wenn keine korrekte Buchhaltung über ein Unternehmen geführt wird und insbesondere die Ausgaben eines Unternehmens nicht richtig notiert und verwaltet werden, so kann es zu existenziellen Problemen für das Unternehmen kommen.
Abgesehen davon, dass es zu einem Papierchaos kommen kann und man den Überblick über die Ausgaben verliert, kann es auch zu finanziellen Engpässen kommen sowie zu fehlerhaften Budgetplanungen bei anstehenden Projekten. Eine mögliche Konsequenz, die sich aus einer unzureichenden und fehlerhaften Verwaltung von Unternehmensausgaben ergibt, ist die Insolvenz eines Unternehmens. Aber auch die Möglichkeit einer (unbewussten) Steuerhinterziehung besteht, wenn die Buchhaltung nicht korrekt geführt wird. Infolgedessen kann es zu einer Strafanzeige vom Finanzamt kommen mit einer hohen Geldstrafe, im schlimmsten Fall folgt sogar eine Freiheitsstrafe, die im Gefängnis abgesessen werden muss.
DATEV Belege Online Vorteile und Nachteile
Wenn sich ein Unternehmen für die Nutzung von DATEV Beleg Online entschieden hat, so hat es das jeweils benötigte Programm gekauft. Im zweiten Schritt geht es dann darum, die Belege, die ein Unternehmen bekommen hat, in die papierlose Form auf DATEV zu übertragen. Zunächst werden die Rechnungen, die online gestellt und geordnet werden sollen, gesammelt. Die Papierbelege werden dann entweder abfotografiert oder eingescannt und anschließend über die App oder den Desktop in der Software hochgeladen. Die digitalen Belege werden nun auf der zu DATEV gehörenden Cloud gespeichert.
Sind die Belege nun online gespeichert, können sie nicht mehr verloren gehen und sind ordentlich sortiert. Dies erleichtert das Suchen und Finden von Belegen. Des Weiteren gibt es das Tool “DATEV Upload Mail”. Mit diesem Tool können per E-Mail eingegangene Rechnungen direkt per Mausklick im PDF-Format an die Software weitergeleitet und anschließend dort hochgeladen und gespeichert werden.
Die Belege können nun in der Software direkt verwaltet werden und stehen dort für die Weiterverarbeitung bereit. Das Buchhaltungsteam kann direkt über den Zugang zu DATEV Einsicht in die Buchhaltung und die hochgeladenen Belege bekommen und der Verwaltung nachgehen. So wird Zeit wie auch Geld gespart.
Vorteile bei der Nutzung von DATEV
Viele Nutzerinnen und Nutzer von DATEV Beleg Online sind der Meinung, dass die Software ihnen vor allem Platz gespart hat, da alle Dokumente online in der Cloud gespeichert werden und der eigene Schreibtisch entlastet wird. Auf der anderen Seite sollen die Nutzerinnen und Nutzer auch Zeit sowie Geld gespart haben, da das Einscannen von Dokumenten und das anschließende Hochladen sehr schnell gehen würde. Die Software soll sehr übersichtlich gestaltet sein und auch die wichtigsten Funktionen beinhalten. Die Belege können jederzeit gesucht und noch einmal nachträglich bearbeitet werden, ohne dass das gesamte Dokument zunächst gelöscht und verbessert erneut hochgeladen werden muss.
Nachteile bei der Nutzung von DATEV
Einige Nutzerinnen und Nutzer von DATEV Beleg Online sind der Meinung, dass seit dem letzten Update Anfang April 2023 die Software sowie die App nicht mehr einwandfrei funktionieren würden. Gelegentlich soll die Software abstürzen, bei der Nutzung der App würde man angeblich ab und zu rausfliegen. Des Weiteren muss man Speichergebühren für den Steuerberater oder die Steuerberaterin bezahlen.
Die Kosten im Vergleich zum Aufwand finden die Kundinnen und Kunden zum Teil nicht gerechtfertigt. Hinzu kommt, dass seit dem Update einige Kundinnen und Kunden ihre Gehaltsabrechnungen in der Software nicht mehr abrufen und downloaden können. Auch beim Kundenservice besteht laut einigen Nutzerinnen und Nutzern von DATEV Beleg Online noch Optimierungsbedarf. Das Warten in der Warteschlange wäre sehr lang und der Kundenservice könne nicht bei jeder Frage aushelfen und seine Hilfe anbieten.
Insgesamt lässt sich also festhalten, dass die Nutzung von DATEV Beleg Online mit einigen Vorteilen verbunden ist, jedoch sind einige Tools und Funktionen seit dem letzten Update nicht mehr funktionsfähig. Dies sollte also von dem Unternehmen DATEV Beleg Online schnellstmöglich behoben werden, um den Kundinnen und Kunden wieder eine einwandfreie Nutzung der Software DATEV Beleg Online zu ermöglichen.