Die E Rechnung – Alle Informationen & Aktueller Einführungsstand

Hintergrundinformation

Um den Umsatzsteuerbetrug in Deutschland weiter einzudämmen, plant das Bundesministerium für Finanzen kurz BMF im Rahmen der „Vat in the Digital Age“ kurz ViDA- Initiative der Europäischen Kommission, die Einführung eines elektronischen Meldesystems und die Verpflichtung von strukturierten elektronischen Rechnungen für B2B- Umsätze einzuführen. Bereits im Herbst 2021 wurde darüber diskutiert und andere Mitgliedsstaaten der EU scheinen in dieser Hinsicht weiter zu sein als Deutschland. So sind bereits elektronische Rechnungsstellung und ein Meldesystem in vereinzelte Mitgliedsstaaten möglich oder befinden sich gerade im Aufbau. Als Vorbereitung auf die Erneuerung, soll diesbezüglich eine Änderung der Definition des Begriffs der Elektronischen Rechnung vorgesehen sein. Eine Genehmigung des EU- Rat wurde bereits am 25.07.2023 durch den Durchführungsbeschluss veranlasst, womit die die Umsetzung der E-Rechnungsverordnung genehmigt worden ist.

Informationen zum Umsetzungsstand

Entnommen aus der offiziellen Seite des Bundesministerium des Innern und für Heimat: https://www.bmi.bund.de/DE/themen/moderne-verwaltung/verwaltungsmodernisierung/einfuehrung-e-rechnung/einfuehrung-e-rechnung-node.html

27. November im Jahr 2018

• Erfolgreiche Einführung von elektronischen Rechnungen in den obersten Bundesbehörden und Verfassungsorganen des Bundes. Seit dem 27. November 2019 gilt dies auch für alle weitere Behörden der Bundesverwaltung.
• Die Umstellung auf die E-Rechnung wurde in den Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung abgeschlossen.
• Möglichkeiten zum Empfang von E- Rechnungen wurden für die mittelbare Bundesverwaltung umgesetzt und die Koordination mit den Bundesländern intensiviert.

27. November im Jahr 2020

• Lieferanten der Bundesverwaltung sind verpflichtet, ihre Rechnungen digital einzureichen.
• Alle Rechnungssteller sind dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes zu übermitteln. Direktaufträge bis zu einem Auftragswert in Höhe von 1000 Euro netto sind von dieser Verpflichtung ausgenommen.

Jahr 2023

• Als Vorbereitung auf die Erneuerung soll bereits eine Änderung der Definition des Begriffs „Elektronische Rechnung“ vorgesehen sein.

Ab 1. Januar im Jahr 2025

• Die grundsätzliche Verpflichtung Rechnungen elektronisch zu erstellen, wird eingeführt. Für die Unternehmen gelten jedoch die Übergangsregelungen für 2025 bis 2027.

Ende 2026

• Rechnungen für den B2B Bereich sind in Papierform noch zulässig und können in dieser Form übermittelt werden. Dies gilt auch für eine E- Rechnung, die nicht den neuen Standards entspricht. Die Zustimmung des Rechnungsempfängers gilt hier jedoch zu beachten und wird benötigt.

Ende 2027

• Rechnungen für den B2B Bereich sind in Papierform noch zulässig und können in dieser Form übermittelt werden. Dies gilt auch für elektronische Rechnungen, die nicht den neuen Standards entspricht. Die Zustimmung des Rechnungsempfängers gilt hier zu beachten und wird benötigt. (siehe Punkt „Ende 2026“)
• Einführung einer zusätzlichen Voraussetzung. Es muss ein Vorjahresumsatz (Gesamtumsatz nach §19 Abs. 3 UStG) von max. 800.000 Euro (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG-E) seitens des Rechnungsaussteller vorgewiesen werden. Sollte dieser Betrag überschritten werden bleibt dem Unternehmen die Möglichkeit, Rechnungen mit Hilfe eines elektronischem Datenaustausch also mithilfe des EDI- Verfahrens zu übermitteln. Auch wenn keine Extraktion nötiger Daten in ein Format nach europäischer Norm erfolgt, so gilt diese Möglichkeit auch für ausgeführte Umsätze aus dem Jahr 2026 und 2027.

Jahr 2028

• Zwingende Einhaltung der E-Rechnungspflicht. Das heißt, Anforderungen für die Erstellung einer E-Rechnung und die Übermittlung dieser sind dringendst einzuhalten. Dies dient zur Grundlage für das von der EU-Kommission geplante Meldesystem. Wichtiger Hinweis: Ab hier müssen Rechnungen künftig der neu geplanten Definition der elektronischen Rechnung und der Norm EN16931 entsprechen um berücksichtigt zu werden.
• Das EDI-Verfahren ist in Fällen, bei denen die benötigten Informationen der Umsatzsteuer aus dem jeweiligen Rechnungsformat richtig und vollständig extrahierbar sind, weiterhin nutzbar. Dennoch soll das Ergebnis kompatibel mit der Norm EN 16931 sein oder dieser sogar entsprechen.

Begriffserklärungen: ERechV, XRechnung, E-Rechnung, EN 16931 und EDI-Verfahren

E-Rechnungsverordnung (ERechV)

Die E-Rechnungsverordnung des Bundes kurz ERechV ist die verbindliche und nationale Rechtsgrundlage für elektronische Rechnungen mit öffentlichem Auftraggeber. Die Rechnungsverordnung basiert auf den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU und koordiniert die elektrische Rechnungsstellung.

XRechnung

Die Koordinierungsstelle für IT-Standards kurz KoSIT ist für die Koordination und Weiterentwicklung des Standards zuständig und berät sich diesbezüglich mit Experten, Ländern und Kommunen. Der Standard XRechnung wird von der KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben. Mit dem Begriff XRechnung versteht man den einzuhaltenden Standard zur Erstellung von elektronischen Rechnungen bei öffentlichem Auftraggeber. Der Standard wir in der EU-Richtlinie 2014/55/EU festgehalten und umgesetzt.

Stellt ein Rechnungssteller eine E-Rechnung an eine Einrichtung der Bundesverwaltung, so muss der aktuelle Standard XRechnung verwendet werden. Andere Standards können ebenfalls ausschließlich unter folgenden Bedingungen verwendet werden:

• Anforderungen der europäischen Norm EN16931 sind erfüllt
• Anforderungen der E-Rechnungsverordnung E-RechV sind erfüllt
• Standard entspricht den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform des Bundes

Entnommen aus: https://www.e-rechnung-bund.de/faq/xrechnung/

Norm EN 16931

Der Begriff EN 16931 beschreibt eine Norm zum Vereinheitlichen der Austauschformate von Rechnungen, die im Rahmen der europäischen Initiative veranlasst wurde. Die Norm EN 16931 definiert nicht nur das Aussehen einer E-Rechnung, sondern hilft auch bei der Erstellung von Rechnungen. Das Ziel ist ein strukturiertes und elektronisches Format und die Vorbereitung auf die anschließende elektronische Vermittlung. Hierbei geht es um den Hauptteil der Rechnung, der in der Regel länderübergreifend gleich aussehen sollte. Dennoch gibt es sehr oft verschiedene Hinzufügungen, die je nach Land variieren können und länderspezifisch einzuhalten sind. Diese Art von Erweiterung und auch branchenspezifische Erweiterungen fallen unter den Begriff CIUS und sind die einzigen zwei Arten von Erweiterungen, die zulässig für den Standard einer E-Rechnung sind.

Hinweis: Einfache PDF-Rechnungen, Bilddateien oder Scans erfüllen nicht diesen Standard.

E- Rechnung

Bei einer E-Rechnung geht es nicht nur um eine Rechnung im elektronischen Format. Je nach Kontext und Gebrauch hat der Begriff der elektronischen Rechnung eine andere Bedeutung. Für den Kontext des Artikels gibt es zweierlei relevante Bedeutungen des Begriffs E-Rechnung.

E- Rechnung im Kontext der EU- Richtlinie: Wenn der Begriff im Zusammenhang mit der EU- Richtlinie einher geht, so beschreibt die E-Rechnung einen strukturieten Datensatz ohne oder mit eingebetteten rechnungsrelevanten Unterlagen. Das Ziel ist das Vereinfachen von Rechnungen mithilfe einer automatisierten und elektrischen Kommunikation.

E-Rechnung im steuerlichen Kontext: Wenn der Begriff E-Rechnung mit einem steuerlichen Kontext einhergeht, so geht es vor allem um elektronische Rechnungen im Sinne der Umsatzsteuer. Es geht um Rechnungen die elektronisch und nicht in Papierform ausgestellt und übermittelt werden.

EDI- Verfahren

Die Abkürzung EDI steht für „electronic data interchange“ und beschreibt wie der Name schon erahnen lässt, einen elektronischen (Nachrichten-) Austausch von Dokumenten zwischen Unternehmen. Beispiele für die ausgetauschten Dokumente können Rechnungen, Lieferscheine aber auch Bestellungen sein. Die Nachrichtenformate zwischen Unternehmen unterliegen einem bestimmten Nachrichtenstandard der je nach Land, Branche und Unternehmen variieren kann. Zu den gängigen EDI-Standards gehören zum Beispiel EDIFACT, Odette oder weitere XML- Formate.

Wie genau funktioniert der Prozess des elektronischen Datenaustauschs?

1. Die benötigten Geschäftsdokumente und alle wichtigen Informationen werden vom Austeller mithilfe eines Warenwirtschaftsprogramm erzeugt.
2. Die Daten erreichen einen EDI-Konverter und werden in das abgesprochene Format des Empfängers umgewandelt und verschickt.
3. Der Empfänger erhält die EDI-Nachricht. Die Daten dieser werden an die Datenstruktur des Empfängers angepasst und verarbeitet.

Welche Vorteile bringen EDI- Systeme mit sich?

Der Einsatz von EDI-Verfahren bringt folgende Vorteile für ein Unternehmen mit sich:

• Schnellere Übertragungs- und Abwicklungsgeschwindigkeit
• Zeitersparnis durch die Automatisierung eines manuellen und aufwendigen Prozesses
• Fehler bei der Dateneingabe können vermieden werden
• Genauigkeit der Information wird erhöht
• Geringere Kosten (zum Beispiel durch Ausfall von Lagerkosten)

Wem betrifft die E-Rechnungspflicht?

Um der Betrugsanfälligkeit der Umsatzsteuersysteme entgegenzuwirken, wird auf der EU-Ebene schon länger über mögliche Maßnahmen diskutiert. Im Rahmen der „Vat in the Digital Age“ kurz ViDA- Initiative wird eine E-Rechnungsverordnung und ein elektronisches Meldesystem geplant.

Wer ist davon betroffen?

Alle inländischen Umsätze aus dem B2B-Bereich müssen künftig an die E-Rechnungsverordnung und die E-Rechnungspflicht angepasst werden. Das bedeutet für Deutschland, dass sich sowohl kleine als auch große Unternehmen an die ViDA-Maßnahmen halten müssen, sobald sie im Inland ansässig sind. Ist die Betriebsstätte, die Geschäftsleitung oder der Sitz im Inland, so spricht man von einer Ansässigkeit im Inland. Ein gewöhnlicher Aufenthalt im Inland oder ein Wohnsitz würden diese Bedingung ebenfalls erfüllen. Von der E-Rechnungsverordnung befreit sind Unternehmen ohne Ansässigkeit im Inland, auch wenn diese eine umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland haben.

Besonders Unternehmen mit einem öffentlichen Auftraggeber müssen auf die Erstellung von elektronischen Rechnungen Acht geben, denn sie haben Einfluss auf die Wirtschaft im Allgemeinen. Letztlich müssen aber alle Unternehmer aus dem B2B Bereich eine Umstellung von einer einfachen Rechnung in Papierform oder im PDF-Format auf eine E-Rechnung nach EN 16931 Norm erwarten. Nicht nur die Umsatzsteuersysteme in Deutschland, sondern auch innerhalb der anderen Mitgliedsstaaten sollen damit modernisiert werden und sicherer vor Betrug sein.

Hinweis: Unternehmer die selbst nur steuerfreie Leistungen erbringen wie beispielsweise ein Wohnungsvermieter oder auch ein Betreiber von Photovoltaik-Anlagen, muss sich ebenfalls an die neuen Regelungen der E-Rechnungen anpassen. Sie müssen zu den kommenden Zeitpunkten gleichfalls in der Lage sein, eine E-Rechnung im bestimmten Format empfangen und archivieren zu können.

E-Rechnung: Pflichtangaben

Die Pflichtangaben der E-Rechnung unterscheiden sich nicht viel von den Pflichtangaben der herkömmlichen Rechnung in Papierform. Die benötigten Angaben und alle wichtigen Bestandteile einer Rechnung in jeglichen Formaten sind gemäß der umsatzsteuerlichen Vorgaben und können je nach Fall und Betrag variieren. Pflichtangaben die auf elektronischen Rechnungen im Allgemeinen anzugeben sind, sind Folgende:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung und fortlaufende Rechnungsnummer
• Alles zur Lieferung: Anschrift, Zeitpunkt aber auch Menge/Umfang und Art der gelieferten Gegenstände/ sonstigen Leistung
• Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen
• Nach Steuersätzen und -Befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
• Entgelt und der entfallende Steuerbetrag

Beispiel Pflichtangaben bei Kleinbetragsrechnungen

Die Pflichtangaben für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von 250 Euro beinhalten weniger Angaben und sollten auch für elektronische Rechnungen berücksichtigt werden:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum
• Zur Lieferung: lediglich Menge/Umfang und Art der gelieferten Gegenstände/ sonstigen Leistung
• Nach Steuersätzen und -Befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
• Entgelt und der entfallende Steuerbetrag

Elektronische Rechnungen: wichtige Informationen und Rahmenbedingungen

Information zum Rechnungsempfänger einer E-Rechnung

Rechnungsaussteller müssen sich ab dem 1.Januar im Jahr 2025 den Regelungen zu elektronischen Rechnungen beugen und Rechnungen zukünftig im elektrischen Format übermitteln. Doch was gilt seitens der Rechnungsempfänger? Zum Zeitpunkt des Jahres 2025 wird es für die Rechnungsempfänger unvermeidbar sein, die nötigen technischen Anforderungen zum Empfangen und Weiterverarbeiten der elektronischen Rechnungen zu erfüllen. Was nun neu dazu kommt, ist das Weglassen einer Zustimmung des Rechnungsempfängers. Eine E-Rechnung kann dementsprechend ohne Zustimmung erstellt werden. Entsprechen die E-Rechnungen nicht der neuen Norm oder es geht um Dokumente, die nicht der E-Rechnungspflicht unterliegen, so wird eine Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin benötigt.

Wichtiger Hinweis: Auch die Rechnungen an den Endverbraucher aus dem Bereich B2C benötigen weiterhin eine Zustimmung.

Weitere Formalia und Voraussetzung für die elektronischen Rechnungen

Zustimmung des Rechnungsempfänger berücksichtigen

• siehe „Information zum Rechnungsempfänger einer E-Rechnung“

Echtheit der E-Rechnung gewährleisten

• Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Identität des Rechnungsausstellers sicherzustellen. Die Echtheit muss ebenfalls bei einer Rechnung im elektronischen Format gegeben sein. Dementsprechend soll die Identität des Rechnungsausstellers eindeutig erkennbar sein.

Vollständigkeit der E-Rechnungen sicherstellen

• Der Inhalt von E-Rechnungen soll alle gesetzlichen Pflichtangaben beinhalten und vollständig sein. Des Weiteren dürfen die Inhalte nicht verändert werden.

Rechnungsformate nach europäischer Norm einhalten

• Elektronische Rechnungen müssen der europäischen Norm entsprechen. Sind die Anforderungen nicht erfüllt, kann die Rechnung nicht berücksichtigt werden. Zudem müssen die elektronischen Rechnungen mithilfe von elektronischen Medien gelesen werden können.

Unterlagen richtig einarbeiten

• Weitere Unterlagen und Anlagen der E-Rechnungen dürfen nicht im Anhang einer E-Mail verschickt werden. Rechnungsbegründende Unterlagen müssen in den E-Rechnungen eingebettet werden.

Zulässige Größe einer Rechnung beachten

• Je nach genutztem Tool kann die maximale Größe variieren. Diese sollte stehts beachtet werden, um eine reibungslose Übertragung der E-Rechnungen zu gewährleisten.

Die Übermittlung der elektronischen Rechnung

Eine E-Rechnung an die Bundesverwaltung werden laut des Bundesministeriums des Innern und für Heimat über ein Verwaltungsportal des Bundes im Sinne des Onlinezugangsgesetzes (OZG) über zwei Fachanwendungen eingereicht (§ 4 Abs. 3 E-RechV). Die Zentrale Rechnungseingangsplattform kurz ZRE stellt hierfür eine Verbindung zwischen Rechnungstellern und relevanten Einrichtungen der Bundesverwaltung her und bildet eine Art Zwischeninstanz für beide Parteien. Die Rechnungen gehen bei der Zentralen Rechnungseingangsplattform ein und werden dort geprüft. Nach der Prüfung werden sie anschließend an den Rechnungsempfänger weitergeleitet.

Welche Übermittlungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung?

Den Lieferanten stehen verschiedene Übertragungskanäle zur Verfügung. Dazu gehören die Übertragungen über E-Mail und viele weitere Webservices. Die E-Rechnung kann direkt aus dem IT-System des Rechnungstellers, weiter an die Zentrale Rechnungseingangsplattform versendet werden.

Eine weitere Möglichkeit für die Lieferanten, wäre das direkte Hochladen von E-Rechnungen auf der Website der Zentralen Rechnungseingangsplattform. Dort können zwar elektronische Rechnungen nach EN 16931 Norm hochgeladen werden, dennoch müssen sie der E-Rechnungsverordnung und den Nutzungsbedingen der ZRE entsprechen.

Besitzt man keine geeignete Software zur Erstellung einer E-Rechnung, so kann dies einfach auf der offiziellen Website der Zentralen Rechnungseingangsplattform erledigt werden. Dort können die benötigten Daten einer Rechnung direkt auf der Website angegeben und eingereicht werden.

Hinweis: Eine digitale Signatur ist nicht mehr notwendig.

Aufbewahrung der E-Rechnung

Rechnungen für den B2B Bereich sind Dokumente für die Buchhaltung und müssen deshalb mindestens für 10 Jahre aufbewahrt und archiviert werden. Der Zeitpunkt beginnt ab der Gültigkeit des Jahresabschlusses und sollte bei Zweifel sicherheitshalber ein wenig länger als 10 Jahre aufbewahrt werden. Sowohl Rechnungen in Papierform als auch die E-Rechnungen müssen alle gesetzlichen Voraussetzungen des Umsatzsteuer-Gesetzes erfüllen. Sollte außerdem ein Steuerberater oder die Buchhaltung anderweitig nicht intern erledigt werden, so muss über das Vorgehen informiert und eventuelle Voraussetzungen berücksichtigt werden.

Bei E-Rechnungen gilt bei der Archivierung zu beachten, dass eine E-Rechnung in dem jeweiligen digitalen Format archiviert werden muss, wie sie auch vom Rechnungssteller veranlasst worden ist. Das bedeutet, dass die E-Rechnung dementsprechend im selben Format archiviert werden soll, wie sie auch eingegangen ist. Für eine bessere Übersicht bei den eigenen betrieblich relevanten Ablagen und bei der Archievierung, dürfen die Namen von E-Rechnungen bei Bedarf abgeändert werden.

Wichtiger Hinweis: Ein Ausdruck und die Aufbewahrung der Rechnung in Papierform genügt nicht und ersetzt nicht die digitale Archivierung und die einhergehenden Voraussetzungen.

Elektronische Rechnungen: Vorteile

Die Ersetzung von Rechnungen durch die elektronischen Rechnungen bringt für viele Parteien zahlreiche Vorteile mit sich. Im Folgenden werden die wesentlichen Punkte aufgelistet:

• Das Wegfallen der papierbasierten Rechnungsstellung ist besser für die Umwelt.
• Kostenersparnis, da viele Kosten wegfallen. Zu den Kosten gehören zum Beispiel Kosten für Papier, Drucker und Porto für Briefen.
• Aufwand und Kosten für die Archivierung werden geringer, da eine digitale Archivierung nun möglich ist. Es wird weniger Lagerplatz und andere Aufbewahrungsorte benötigt.
• Effizientere Arbeitsabläufe, da zum Beispiel der ganze Prozess eines manuellen Postversands wegfällt.
• Kürzere Durchlaufzeiten. Der Geldeingang ist schneller da der Postweg wegfällt. Dies wirkt sich positiv auf die Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens aus. Die höhere Liquidität kann vom Unternehmen anderweitig genutzt werden.
• Schnellere Rechnungsbegleichung. Zum Beispiel fällt der Aufwand des Postversands weg und Unternehmen können Rechnungen direkt selbst weiterverarbeiten.
• Schnellerer und einfacherer Zugriff auf die Rechnungsdaten erleichtern die interne Prüfung. Elektronische Rechnungen werden sofort an die zuständige Abteilung zur Verfügung gestellt.
• Durch einen elektronischen Prozess der Rechnungen werden die Bearbeitungsverläufe auf den meisten Plattformen oder Tools ersichtlicher und sorgen damit für eine höhere Transparenz.