Expense Management
In diesem Artikel erklären wir dir alles zum Thema Expense Management. Angefangen bei der Frage, was Expense Management eigentlich ist und warum es für Unternehmen unabdingbar ist, werden wir euch danach fünf verschiedene Expense Management Softwares vorstellen. Wenn du also auf der Suche bist nach einer geeigneten Software um die Spesen deines Unternehmens zu verwalten, aber nicht genau weißt, welche Software die richtige ist und worin sich die verschiedenen Softwares unterscheiden, dann bist du hier genau richtig.
Inhalt des Beitrags:
Was ist Expense Management?
Expense Management kommt aus dem Englischen und bedeutet übersetzt „Spesenmanagement“. Das Spesenmanagement gehört in den Bereich der Ausgabenverwaltung eines Unternehmens.
Wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin eines Unternehmens eine Dienstreise antreten muss, ist diese Reise immer auch mit Kosten verbunden. Spesen sind dabei die betriebseigenen Ausgaben, die für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anfallen. Die Kosten entstehen durch gebuchte Hotelübernachtungen, Transportkosten oder Verpflegungspauschalen. Auf diesen Kosten kann ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin nicht sitzen bleiben und erstellt in den meisten Fällen eine sogenannte Reisekostenabrechnung. Die Reisekostenabrechnung wird dann dem Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin eingereicht und geprüft. Nach der Prüfung der Unterlagen wird eine Rückerstattung der angefallenen Kosten veranlasst.
Warum ist das Expense Management so wichtig?
Die Ausgabenverwaltung ist für ein Unternehmen sehr wichtig. Jedes Unternehmen erzielt Einnahmen, aber muss auch Ausgaben tätigen. Der sogenannte Cashflow beschreibt den Zufluss und Abfluss von Geld in einem Unternehmen für einen bestimmten Zeitraum. Um über den aktuellen Cashflow Bescheid zu wissen, sollten die Einnahmen wie Ausgaben eines Unternehmens genauestens dokumentiert und verwaltet werden. Zu den Ausgaben zählen unter anderem die anfallenden Kosten für eine Dienstreise. Hier kommt das Spesenmanagement ins Spiel. Unternehmen nutzen meistens für diese Kostenrückerstattung bestimmte Spesenmanagement-Softwares. Die Dokumentation der anfallenden Spesen und der Rückerstattung erfolgt dabei komplett online und papierlos.
Der Vorteil einer Software liegt darin, dass das Unternehmen genau dokumentieren kann, wann welche Spesen für die Arbeitnehmer angefallen sind. Des Weiteren kann das Unternehmen einsehen, auf welche Gesamtsumme sich die Spesen für das Unternehmen belaufen. So kann das Unternehmen einen umfassenden überblick über die anfallenden Kosten und die Ausgaben in Form von Spesen erhalten.
Fünf Expense Management Softwares im Vergleich
Wir werden dir nun fünf verschiedene Expense Management Softwares vorstellen und die jeweiligen Vorteile und Nachteile beleuchten. Vorgestellt werden die Expense Management Softwares Continia, GEP SMART, Cobra, SAP-Concur und Rydoo. Dann kannst du selbst für dein Unternehmen entscheiden, welche Expense Management Software für dich in Frage kommt.
Expense Management Software Continia
Um den Aufwand für die Erstellung einer Spesenabrechnung herunterzuschrauben, bedient sich Continia einer modernen Software und einer dazugehörigen App. Die Belege werden per App eingescannt oder abfotografiert und anschließend in der Desktop-Version oder in der App hochgeladen. Die digitale Eingabe verspricht den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern vor allem ein Zeitersparnis sowie kein Papierchaos. Des Weiteren arbeitet Continia mit der Echtzeit Erfassung. So kann jederzeit und von jedem Ort der Welt aus der aktuelle Status der Spesenabrechnung und Rückerstattung eingesehen werden.
Um die Spesen einfacher zu erfassen, bietet die Software verschiedene Features an. Zum einen beinhaltet sie die Möglichkeit einer Kreditkartenintegration. So können die Belege für eine Zahlung mit der Kreditkarte leichter integriert werden und das Schreiben der Spesenabrechnung kann schneller erfolgen. Zudem beinhaltet die Software die Möglichkeit, eine Fahrstrecke mit dem Auto einreichen zu können. Dafür werden das Datum der Fahrt, der Grund, der eigene Name, die Kilometeranzahl und die zurückgelegte Strecken plus die Zeit notiert. Ein weiteres Feature besteht darin, dass Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Tagespauschalen festlegen können. Diese Tagespauschale kann alle Kosten für eine Übernachtung, den Transport und die Verpflegung beinhalten. So ist das Unternehmen abgesichert, dass der oder die Reisende nicht zu viel Geld für die Dienstreise ausgibt.
Um die Software einmal ausprobieren zu können, bietet Continia eine kostenlose Demoversion an. So kannst du dir ein eigenes Bild von der Software machen und anschließend entscheiden, ob die Software für dich und dein Unternehmen passend ist.
Ansonsten ist die Software Continia nicht gerade günstig. Der Preis unterscheidet sich zwischen dem Mietpreis der Software pro Monat oder den einmaligen Kaufpreis für die gesamte Software. Der günstigste Tarif für kleine Unternehmen beträgt 81.67 Euro zum Mietpreis und 1.950 Euro als einmaligen Kaufpreis. Je nachdem welche Größe das eigene Unternehmen hat, passt Continia die Kauf- und Mietpreise an.
Expense Management Software GEP SMART
SMART ist eine Software des Unternehmens GEP. Die Software soll Unternehmen bei ihrem Ausgabenmanagement unterstützen. Der Vorteil der Software liegt darin, das alle Verwaltungstools in einer Software vorhanden sind. So musst du lediglich eine Software nutzen und nicht zwischen mehreren Softwares hin und her wechseln. Das soll dem Unternehmen vor allem Zeit, aber auch Geld sparen.
Die Software ist Cloudbasiert. Das bedeutet, dass die gesamte Verwaltung und das Spesenmanagement online stattfinden und somit Papier völlig überflüssig ist. So kann insbesondere Platz im Büro gespart werden. Um das Unternehmen bestmöglich zu unterstützen, greift GEP SMART auf künstliche Intelligenz für die Software zurück, aber auch robotergestützte Prozessautomatisierung wird angewendet.
GEP SMART hat nicht nur eine Software, sondern verfügt auch über die dazugehörige App für Android und iOS. So kann jederzeit und von jedem Ort der Welt Einsicht in die finanzielle Lage eines Unternehmens stattfinden.
Auf die Frage, warum GEP SMART unbedingt von Unternehmen genutzt werden sollte, antwortet das Unternehmen wie folgt: Die unternehmensinternen Daten, die auf der Cloud gespeichert werden, sind bestens geschätzt. Des Weiteren würde es durch die Nutzung der Software zu einem großen Kosten- und Zeitersparnis kommen. In der Regel liegt dieses Ersparnis bei 25-40%. Die Software arbeitet auch mit anderen großen Plattformen zusammen. So können die Daten ganz einfach übernommen werden, ohne nochmal alles neu einzurichten. GEP SMART nennt auch die vielen verschiedenen, Äußerst positiven Rezensionen, die die Software betreffen. In dem Zusammenhang ist auch noch hinzuzufügen, dass in der Software mehrere Sprachen ausgewählt werden können, hauptsächlich europäische sowie Sprachen aus dem asiatischen Raum.
Einige Nutzerinnen und Nutzer sind jedoch der Meinung, dass die Software durch die vielen verschiedenen Tools unübersichtlich wirkt. Der Fokus auf die wichtigen Tools kann dabei verloren gehen und für Verwirrung beim Management der Spesen sorgen.
Wer also ebenfalls eine komplette Software für die Verwaltung eines Unternehmens sucht, wird hier bei GEP SMART gut aufgehoben sein. Wer explizit nur nach einer Software zum Expense Management sucht, sollte eventuell auf eine andere Plattform zurückgreifen.
Expense Management Software Cobra CRM
Cobra CRM ist eine Software für Unternehmen, die beim transparenten Datenmanagement helfen soll. Die Software bietet dazu verschiedene Tools an. Zum einen gibt es die Funktion, Aufgaben untereinander im Team aufzuteilen und zuzuteilen. Hinzu kommt die automatische Vorgangsverwaltung. Das interne Nachrichtensystem der Software bietet die Möglichkeit, mit anderen Kolleginnen und Kollegen in Kontakt und den Austausch zu treten. Das Terminmanagements-Tool soll bei der Organisation des Unternehmens helfen. Die Funktion von Statistiken und Analysen soll dem Unternehmen helfen, die Daten konkret auszuwerten und je nachdem weitere Planungen, die das Unternehmen betreffen, anzugehen. Dies sind aber nur wenige von vielen Tools, die die Software für ihre Kundinnen und Kunden anbietet. Die Preise für ein monatliches Abonnement bei Cobra CRM beginnen bei 24 Euro.
Die Software CRM ist auf das Datenmanagement ausgelegt. Das Spesenmanagement wird nicht explizit in der Software angeboten. Dementsprechend bietet sich Cobra CRM nicht besonders an, wenn es um die Spesenverwaltung eines Unternehmens geht. Wenn es jedoch um das allgemeine Datenmanagement eines Unternehmens geht, kann Cobra CRM eine geeignete Software für das eigene Unternehmen sein.
Expense Management Software SAP-Concur
1993 wurde das Unternehmen SAP Concure von Mike Hilton, Rajeev Singh und Steve Singh gegründet. Der Hauptsitz der Firma ist in Bellevue in Washington. Das Unternehmen ist auf eine globale Expertise ausgelegt. Die Reisekosten- und Spesenabrechnung funktioniert weltweit. Ebenso stammen die Kunden von SAP Concur aus allen Ländern der Welt.
Da es sich um eine papierlose und digitale Reisekosten- und Spesenabrechnung handelt, ist man nicht mehr ortsgebunden. Die Reisekostenabrechnung kann bequem vom Handy aus mit Hilfe der App erstellt und dem Arbeitgeber eingereicht werden oder sie kann am Computer vollzogen werden. Mit Hilfe der modernsten Technologie soll die Reisekosten- und Spesenabrechnung so einfach wie möglich und für die Firma so übersichtlich wie möglich gehalten werden. Nicht nur die Abrechnung von Reisekosten kann über die App vollzogen werden.
Über die App können auch Buchungen vorgenommen werden, zum Beispiel die Buchung eines Hotelzimmers. Erhaltene Belege in ausgedruckter Form können abfotografiert und in der App hochgeladen werden. Da die gesamte Reisekostenabrechnung und die Buchung über ein System läuft und weltweit funktioniert, ist SAP Concur ein klarer Marktführer in Sachen Übersichtlichkeit.
In der App kannst du verschiedene Ordner für deine Reisekostenrückerstattung anlegen. Jede Reise sollte dafür am besten ihren eigenen Ordner bekommen. Die erhaltenen online Belege kannst du entweder direkt einem Ordner hinzufügen, ausgedruckt Belege können abfotografiert und dann dem jeweiligen Ordner hinzugefügt werden. Anschließend müssen die gesammelten Belege einer Reise nur noch eingereicht werden und eine Kostenrückerstattung kann erfolgen.
Ein weiterer Vorteil der Reisekosten- und Spesenabrechnung mit SAP Concur liegt darin, dass Gebrauch von Echtzeitinformationen gemacht wird. Der Arbeitgeber bekommt beispielsweise Echtzeitinformationen zu seinem Flug oder kann einsehen, wie weit der Arbeitgeber mit der Reisekostenrückerstattung ist.
Einige Nutzerinnen und Nutzer der App sind der Meinung, dass die Eingabe der verursachten Reisekosten übersichtlicher gestaltet werden könnte. Wenn man nicht alltäglich eine Reisekostenabrechnung veranschlagen würde, hätte man nach einiger Zeit die Vorgehensweise beim Hochladen der Reisekosten wieder vergessen. Auch das einmalige Einrichten der App wäre etwas komplizierter. Ein weiteres Problem, das von mehreren Nutzerinnen und Nutzern von SAP Concur angesprochen wird, ist die Abrechnung einer Bahnreise. Diese kann nicht in Kombination mit einem anderen Verkehrsmittel angegeben werden. Zum besseren Verständnis: Eine Reise mit Flug und Hotel kann kombiniert werden. Wird eine Reise jedoch mit der Bahn zurückgelegt und ein Hotel wird benötigt, so müssen zwei separate Reisen im System angegeben werden. In diesem Punkt besteht auf jeden Fall noch Optimierungsbedarf bei SAP- Concur.
Expense Management Software Rydoo
Rydoo ist ein Unternehmen, dass 2013 gegründet wurde. Das Unternehmen hat sich mit Hilfe einer Software auf die Verwaltung von Reisekosten- und Spesenabrechnungen konzentriert. Laut eigener Aussage ist das Ziel des Unternehmens Rydoo, die Geschäftsreisenden und Unternehmen weltweit zu unterstützen und ihnen ein einfaches und intuitives Erlebnis zu bieten. Dadurch soll eine bessere Lebensqualität für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschaffen werden.
Rydoo arbeitet mit dem Prinzip von Firmenkarten. Die Karten erscheinen entweder virtuell auf den jeweiligen Handys der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder können sogar physisch erworben werden und dem Unternehmen zur Verfügung gestellt werden. Mit den Karten können Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eines Unternehmens Transportmittel für anstehende Dienstreisen oder Hotels buchen und müssen so nicht mehr in Vorleistung treten. Die Rechnungen und Belege, die der oder die Reisende in Papierform bekommt,
werden dann einfach in der Software eingescannt oder abfotografiert und anschließend hochgeladen. Die firmeninterne Buchhaltung kann sich dann direkt um die Verwaltung der entstandenen Kosten kümmern. So kann Geld sowie Zeit eingespart werden. Es besteht auch die Möglichkeit, ein Limit oder eine Ausgabengrenze für die firmeninternen Kreditkarten zu erstellen. So kann sich das Unternehmen vor zu hohen und unnötigen Ausgaben schätzen. Auch Rydoo nutzt das Tool der Echtzeit. So kann jeder Zeit und egal von welchem Ort aus der aktuelle Status der Spesen- und Reisekostenrückerstattung eingesehen werden.
Die Preise für ein monatliches Abonnement bei Rydoo starten bei acht Euro pro Monat. Zu den bekanntesten Kunden von Rydoo zählen Deloitte und Burger Kind (Stand 20.04.2023).
Rydoo beschreibt sich selbst als einfach zu bedienen sowie regelkonform, sicher und skalierbar. Mit diesen Schlagworten gehen auch die Nutzerinnen und Nutzer von Rydoo mit. Sie schätzen insbesondere die Sicherheit der Software und das einfache Spesen- und Reisekosten – Abrechnungsmanagement. Außerdem schätzen sie die digitale und damit papierlose Form der Spesenabrechnung. So wird nicht nur Platz im Regal gespart, sondern auch Zeit und Geld. Der Kundenservice von Rydoo soll jedoch sehr kompetent und hilfsbereit sein.
Was einigen Nutzerinnen und Nutzern von Rydoo nicht sehr gut gefällt, ist, dass das Erstellen und Einreichen einer Abrechnung manchmal länger dauern kann als erwartet beziehungsweise angegeben. Des Weiteren würde der Upload manchmal eine längere Zeit in Anspruch nehmen. Hier besteht also noch Optimierungsbedarf bei Rydoo.