Expensify Alternative – Was ist Expensify?
In diesem Artikel werden wir euch alles über das Ausgaben- und Spesenmanagement und die Expensify Alternativen erzählen. Dazu werden fünf Softwares vorgestellt, mit denen Ausgabenkontrolle möglich ist. Die einzelnen Softwares werden wir genau unter die Lupe nehmen und die jeweiligen Vor- und Nachteile erläutern.
Bei Expensify handelt es sich um ein Unternehmen, das 2008 von David Barrett in den USA gegründet wurde. Das Unternehmen entwickelt Software Programme für das expense management, das Spesenmanagement. Die entwickelten Softwares werden von Privatpersonen sowie großen Unternehmen zur optimierten Ausgabenkontrolle, insbesondere dem Spesenmanagement, genutzt.
Inhalt des Beitrags:
Warum ist eine Kontrolle der Ausgaben für ein Unternehmen so wichtig?
Jedes Unternehmen hat Ausgaben in Form von Geld und bezieht Einnahmen. Der sogenannte Cashflow bezeichnet den Zufluss und Abfluss liquider Mittel eines Unternehmens in einem gewissen Zeitraum. Um einen Überblick über die Einnahmen und die Ausgaben einer Firma und dementsprechend auch über den Cashflow zu haben, ist das Verwalten von Unternehmensausgaben unabdingbar.
Ein Unternehmen muss über ausreichend liquide Mittel verfügen, um die Möglichkeit einer Innenfinanzierung aufrechterhalten zu können. Werden die Ausgaben eines Unternehmens nicht richtig verwaltet, so kann es zu existenziellen Problemen für das Unternehmen kommen. Es kann zu finanziellen Engpässen kommen sowie zu fehlerhaften Budgetplanungen bei anstehenden Projekten. Eine mögliche Konsequenz, die sich aus einer unzureichenden und fehlerhaften Verwaltung von Unternehmensausgaben ergibt, ist die Insolvenz eines Unternehmens.
Das Spesenmanagement
Zur Kontrolle der Ausgaben eines Unternehmens gehört auch das Spesenmanagement. Wenn ein Arbeitnehmer eine Dienstreise antritt, so entstehen für den Arbeitnehmer Kosten. Die Kosten können Reisekosten in Form von Benzinkosten sein, oder Tickets für Flug- und Bahnreisen. Wenn eine Reise mehrere Tage dauert, können auch Kosten für ein Hotel entstehen. Die Kosten werden zunächst in der Regel vom Arbeitnehmer bezahlt.
Der Arbeitnehmer dokumentiert alle Ausgaben für die Dienstreise und reicht diese zu einem späteren Zeitpunkt beim Arbeitgeber ein, um eine Kostenrückerstattung zu beantragen. Hier kommt das Spesenmanagement ins Spiel. Unternehmen nutzen für diese Kostenrückerstattung bestimmte Spesenmanagement-Softwares. Der Vorteil einer Software liegt darin, dass das Unternehmen genau dokumentieren kann, wann welche Spesen für die Arbeitnehmer angefallen sind und auf welche Gesamtsumme sich die Spesen für das Unternehmen belaufen. So kann das Unternehmen einen Überblick über die anfallenden Kosten und die Ausgabe erhalten.
Die besten Software Alternativen zu Expensify
Es gibt neben der Software Expensify auch auch andere Alternativen, um die Ausgaben eines Unternehmens im Auge zu behalten. Die bekanntesten Expensify Alternativen sind SAP-Concur, finway, Receipt Bank, Scannable und Emburse Certify Expense. Im Folgenden werden wir euch die Expensify Alternativen genauer vorstellen:
Expensify Alternative: SAP-Concur
Bei SAP Concur handelt es sich um ein börsennotiertes Unternehmen aus den USA. Spezialisiert sind sie auf die Reisekosten- und Spesenabrechnung für Firmen. Dabei handelt es sich um eine papierlose und damit digitale Form der Abrechnung von Reisekosten und Spesen. Mit Hilfe der modernsten Technologie soll den Firmen die Spesenabrechnung so einfach wie möglich, aber auch so übersichtlich wie möglich gemacht werden.
Der Vorteil an SAP-Concur liegt ganz klar in der digitalen Form der Reisekosten- und Spesenabrechnung. Dementsprechend sind Arbeitnehmer und Arbeitgeber ortsungebunden und können zu jeder Zeit und egal an welchem Ort Spesen in Rechnung stellen oder Kosten rückerstatten. Die Reisekostenabrechnung kann entweder von eigenen Handy mit Hilfe der App erstellt werden oder vom Rechner vollzogen werden.
Aber nicht nur die Abrechnung von Reisekosten kann über die App vollzogen werden. Über die App können auch Buchungen vorgenommen werden, zum Beispiel die Buchung eines Hotelzimmers. Die Belege und Rechnungen, die der Arbeitnehmer auf seiner Dienstreise erhält, können abfotografiert und in der App hochgeladen werden. Da die gesamte Reisekostenabrechnung und die Buchung über ein System läuft und weltweit funktioniert, ist SAP-Concur hinsichtlich der Übersichtlichkeit ganz vorne im Rennen um die Spesenabrechnung.
Es gibt aber auch ein paar Nachteile, die die Reisekosten- und Spesenabrechnung Software mit sich bringt. Einige Nutzerinnen und Nutzer der App sind der Meinung, dass die Eingabe der verursachten Reisekosten unübersichtlich gestaltet ist. Wer nicht alltäglich eine Reisekostenabrechnung veranschlagen würde, hätte nach einiger Zeit die Vorgehensweise beim Hochladen der Reisekosten wieder vergessen. Des Weiteren sind einige Nutzerinnen und Nutzer der SAP-Concur App der Meinung, dass das einmalige Einrichten der App etwas komplizierter ist.
Ein weiteres Problem, das von mehreren Nutzerinnen und Nutzern von SAP Concur angesprochen wird, ist die Abrechnung einer Bahnreise. Eine Bahnreise kann nicht in Kombination mit einem anderen Verkehrsmittel angegeben werden. Ein kleines Beispiel: Eine Dienstreise mit Flug und Hotel kann kombiniert beziehungsweise zusammen gebucht und abgerechnet werden. Wird eine Reise jedoch mit der Bahn zurückgelegt und ein Hotel wird benötigt, so müssen zwei separate Reisen im System angegeben werden. In diesem Punkt besteht auf jeden Fall noch Optimierungsbedarf bei SAP-Concur.
Expensify Alternative: finway
Finway ist ein Start-Up aus dem Münchner Raum. Das Unternehmen wurde 2020 gegründet und umfasst neben den drei GründerInnen aktuell 21 MitarbeiterInnen (Stand 12.04.2023). Bei finway handelt es sich um eine Software, mit der die Ausgaben eines Unternehmens im Blick behalten werden können sowie Verwaltungsprozesse stattfinden. Die Software verbindet die Budgetplanung und Liquiditätsplanung, aber auch die Reisekostenabrechnung und das Spesenmanagement in einer Plattform. Die Planung und Abrechnung erfolgt mit Hilfe der finway App. Die Kostenabrechnung kann in der App eingesehen und der aktuelle Status abgerufen werden.Genau wie bei SAP-Concur können schriftliche Belege und Rechnungen eingescannt und hochgeladen werden.
finway sieht seinen Vorteil ganz klar darin, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens Zugriff in die App haben sollen. So ist jeder über das Ausgabenmanagement informiert und kennt die genauen Zahlen zu einzelnen Projekten und Ausgaben.
Auch finway hat ein paar Nachteile, auf die wir nun genauer eingehen werden. Da es sich um eine Ausgabenverwaltungssoftware für kleinere und mittlere Unternehmen handelt, werden größere Unternehmen von finway nicht angesprochen und müssen auf eine Alternative zurückgreifen. Die Nutzung der Software ist nicht ganz kostengünstig. Die günstigsten Tarife beginnen ab 169 Euro pro Monat.
Expensify Alternative: Dext (Receipt Bank)
Bei Dext (Receipt Bank) handelt es sich ebenfalls um eine Software, um das Spesenmanagement und die Buchhaltung eines Unternehmens zu verbessern. Das Unternehmen besteht seit dem Jahr 2010 und hat sich seitdem stetig weiterentwickelt. Die Software ist ebenfalls auf kleine und mittlere Unternehmen ausgerichtet. Dext (Receipt Bank) verfolgt das Ziel, eine Spesen- und Ausgabenverwaltungssoftware anzubieten, die papierlos, intelligent und jederzeit und von jedem Ort der Welt aus möglich ist. Der Fokus liegt dabei auf dem Ersparnis von Zeit und Geld, was wiederum zur Vermeidung von Stress beitragen soll.
Dext (Receipt Bank) bieten einen kostenlosen Probemonat für Unternehmen an. So kannst du die Software testen und selber feststellen, ob sie etwas für dein Unternehmen wäre oder nicht. Ein weiterer Vorteil bei der Nutzung von Dext (Receipt Bank) liegt darin, dass in der App eine Kreditkarte hinterlegt werden kann. So können Ausgaben über die App getätigt werden.
Auch bei dieser Expensify Alternative sind die Kosten für die Software nicht sonderlich günstig. Je nachdem welcher Tarif für das eigene Unternehmen gewählt wird, belaufen sich die Kosten auf 219 bis 604 Euro monatlich. Ein weiterer Nachteil, der hinzu kommt, ist die Nutzung der dazugehörigen App. Einige Nutzerinnen und Nutzer der Software beklagen, dass einige Features nur über den Computer nutzbar sind und in der App nicht funktionieren würden. Hier besteht also noch etwas Optimierungsbedarf bei Dext (Receipt Bank).
Expensify Alternative: Scannable
Das Unternehmen Evernote hat die Software Scannable entwickelt. Dabei handelt es sich um eine Software, um Papierkram und diverse Unterlagen zu organisieren. Scannable kann als App kostenlos im Appstore heruntergeladen werden und zur Finanzverwaltung und Buchhaltung genutzt werden. Die App ist für Windows, Apple, Android und Linux nutzbar. Wie der Name der Software schon sagt, geht es bei der Nutzung von Scannable hauptsächlich darum, handschriftliche Dokumente und Belege einzuscannen und so Ordnung in die Buchhaltung zu bringen.
Im Gegensatz zu den anderen vorgestellten Expensify Alternativen ist Scannable nicht für ein Unternehmen gedacht, sondern auch für den privaten Gebrauch. Evernote beziehungsweise Scannable zeichnet sich auf eigener Aussage darin aus, dass sie den Menschen helfen wollen, sich flexibel zu organisieren. In dem dazugehörigen Terminkalender können Meetings, sowie To-Do Listen eingetragen werden, aber auch berufliche Ziele und Projektideen finden Raum. Im privaten Bereich können Notizen zur Reiseplanung hinterlegt werden oder wichtige Informationen, die das Haustier betreffen.
Der Vorteil der App liegt ganz klar in der Schnelligkeit. Die Dokumente können ganz einfach abfotografiert und anschließend hochgeladen werden. Des Weiteren können in der App Dokumente freigegeben und somit auch versendet werden. Ein weiterer Vorteil liegt ganz klar im Bereich des Preis-Leistungsverhältnisses. Die App kann für Privatpersonen kostenlos mit den Basisfunktionen genutzt werden. Für Unternehmen gibt es sehr preiswerte Angebote, um alle Funktionen der App nutzen zu können.
Die App Scannable bringt aber auch einige Nachteile mit sich, auf die wir nun genauer eingehen werden. Obwohl die App auch für die papierlose Buchhaltung von Unternehmen ausgerichtet ist und auch Reisekostenrückerstattungen in Form von Rechnungen und Belegen hochgeladen werden können, kann eine direkte Rückerstattung über die App nicht vorgenommen werden. Für eine Privatperson kann die Nutzung der App zur eigenen Organisation sehr sinnvoll sein. Wie schon erwähnt, liegt der Fokus der App ja auf dem Scannen von Dokumenten, daher hält die App, was sie verspricht. Aber auf Grund des oben genannten Punktes ist die App unserer Meinung nach weniger für die Kostenverwaltung, Buchhaltung- und Spesenabrechnung eines Unternehmens geeignet.
Expensify Alternative: Emburse Certify Expense
Bei Certify handelt es sich um ein Unternehmen aus den USA, das eine Software entwickelt hat, um Arbeitnehmern und Arbeitgebern die Dienstreisen zu dokumentieren und Spesen- und Reisekostenrückerstattung zu verwalten und zu planen. Die Software eignet sich für kleine, mittlere und große Unternehmen. Certify wird besonders mit der Sicherheit der eigenen hochgeladenen Daten. Die Daten sollen dabei verschlüsselt sein und nicht an Dritte weitergereicht werden. Gespeichert werden die Daten auf einer Cloud. Die Software wurde für den globalen Markt konzipiert. Dies spiegelt sich insbesondere darin wider, dass in der App über 64 verschiedene Sprachen sowie über 140 verschiedene Währungen zur Verfügung stehen.
Der Vorteil der Software Clarify soll nach eigener Aussage darin liegen, Zeit zu sparen. Das Verwalten von Unternehmensausgaben und Spesen soll schnell und einfach möglich sein, damit sich die eigenen Arbeitnehmer voll und ganz auf die zu erledigende Arbeit konzentrieren können.
Ein weiterer Vorteil von Certify liegt in den Kosten der Software. Neben einem kostenlosen Probemonat belaufen sich die Kosten auf ab Euro pro Monat für ein Unternehmen.
Neben einer ganzen Reihe von Vorteilen bringt die Software Clarify aber auch einige Nachteile mit sich. Einige Nutzerinnen und Nutzer sind der Meinung, dass die Nutzung eines Promo-Codes für die Buchung eines Hotels nicht jedes Mal funktionieren würde. Des Weiteren würde das Einscannen und Hochladen von Belegen in der App ab und zu nicht richtig funktionieren und im schlimmsten Fall sogar abstürzen, weshalb der gesamte Vorgang nochmal von vorne gestartet werden müsse.
Fazit Expensify Alternative
Welche Expensify Alternative nun die richtige Alternative für dich und dein Unternehmen ist, hängt also von vielen Faktoren ab. Es kommt darauf an, ob du ein kleines, mittleres oder großes Unternehmen führst und welche Schwerpunkte du bei der Ausgabenverwaltung gesetzt hast.