Was is Procure-to-Pay (P2P)?
Hinweis: Der englische Begriff Purchase-to-Pay und die Abkürzung P2P sind alternative Begriffe und haben dieselbe Bedeutung wie der Begriff Procure-to-Pay.
Der Begriff Procure-to-Pay ist Englisch und beschreibt auf Deutsch den Einkauf bis Bezahlungsprozess in einem Unternehmen. Von der Beschaffung bis zum Bezahlen einer Rechnung, der Procure-to-pay Prozess umfasst den ganzen Ablauf mitsamt aller Vorgänge, die ein Unternehmen durchlaufen muss. Der Procure-to-pay Prozess fängt bei der Bedarfsmeldung an und endet mit der Rechnungsverarbeitung beziehungsweise der Zahlung. Der gesamte Purchase-to-Pay Prozess ist komplex und mit viel Aufwand verbunden und wird deshalb heutzutage mithilfe eines elektronischen und in Teilen automatisierten Procurement-Prozess bewältigt.
Die einzelnen Schritte im P2P
- Bedarfsmeldung: Bedarfsprüfung und Freigabe
- Bestellung
- Wareneingang
- Rechnungsbearbeitung: Rechnungseingang, Abgleich und Genehmigung
- Zahlung
Nachteile von P2P
Anhand der einzelnen Schritte sieht man, dass der Procure-to-Pay Prozess aus viele aufwändigen Schritte besteht. Bei einem manuellen P2P Prozess würde das viel Zeit und Kosten beanspruchen. Weitere Ärgernisse die ein Unternehmen erwartet durch den P2P sind:
- Zeit- und Personalaufwand
- Fehler und Medienbrüche zwischen Beschaffungsantrag, Bestellung und Rechnung
- Skonto geht verloren
- Liquiditätsplanung durch mangelnde Übersicht erschwert
- Fehlende Transparenz in den Abläufen
Unterscheidung zwischen Procure-to-Pay und Order-to-Cash
Egal ob Pruchase-to-pay oder Order-to-Pay kurz O2C, beide Begriffe beschreiben einen Geschäftsprozess. Der Order-to-Cash Prozess umfasst Vorgänge beginnend mit dem Auftragseingang beim Lieferanten bis hin zur Bezahlung und Auslieferung der Ware beim Kunden. Auch die Identifizierung des Bedarfs gehört diesem Prozess an. Der Purchase-to-Pay Prozess hingegen umfasst einen viel aufwendigeren Prozess und durchläuft insgesamt viel mehr Vorgänge. Beim Procure-to-Pay geht es um die Materialbeschaffung eines Unternehmens.
Enterprise-Resource-Planning System (ERP-System)
Ein Enterprise-Resource-Planning kurz ERP-System bezeichnet ein Tool zur Planung, Steuerung und Verwaltung von unternehmerischen Aufgaben. ERP kann Aufgaben aus den verschiedensten Bereichen wie zum Beispiel Personal oder Kapital übernehmen. Für P2P ist das ERP-System eine Art elektronische Unterstützung und sollte definitiv von Unternehmen genutzt werden. Viele leistungsfähige ERP-Systeme der heutigen Zeit können die einzelnen Beschaffungsvorgänge in einen einzeln digital durchlaufenden Prozess integrieren. Das E-Procurement sorgt für einen besseren Überblick und infolgedessen können potenzielle Fehler vermieden werden. Darüber hinaus werden Kosten und Zeit gespart. Alle unternehmerischen Aufgaben auf einen Blick: https://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_resource_planning#/media/File:ERP_modules.svg
Der Wechsel auf einen digitalen Purchase-to-Pay Prozess steigert im Allgemeinen die Effizienz des gesamten Prozesses. Dank der ständigen Verfügbarkeit des ERP-Systems werden die Prozesse deutlich beschleunigt. Weitere Tools wie zum Beispiel für die Auswertung tragen ebenfalls zur Übersichtlichkeit bei. Durch die Digitalisierung können Ressourcen von einem Unternehmen sinnvoller eingesetzt werden. Die vielen Vorteile zeigen, dass sich das Einsetzen von ERP-Systeme für kleine, mittlere und auch große Unternehmen rentieren können.
Der digitale Procure-to-Pay Prozess
E-Procurement
Da der manuelle Procure-to-Pay Prozess viel Aufwand und Personal beanspruchen würde, lohnt sich für ein Unternehmen das Verwenden einer Software. Beim E-Procurement wird mithilfe eines elektronischen Einkaufsprozesses, Bedarfsanforderungen über im System integrierte Kataloge einfach und unkompliziert generiert. In den meisten Fällen ähnelt das System einem ERP-System, welches für Onlineshops genutzt wird. Das hat den Vorteil, dass die verwendeten Systeme besonders benutzerfreundlich sind. Dementsprechend nehmen viele Mitarbeiter die Anwendung problemlos an und sollten mit der Anwendung zurechtkommen.
Im nächsten Schritt erfolgt die elektronische Übermittlung der Bestellungen an die Systeme der Lieferanten. Alternativ kann eine Bestellung auch per E-Mail verschickt werden. Dieser digitale Prozess funktioniert ebenfalls für die Auftragsbestätigung. Trotz umgekehrter Richtung wird auch die Auftragsbestätigung von einem System automatisiert verarbeitet. Darüber hinaus erfasst das System auch den Wareneingang und veranlasst einen Abgleich mit Bestellungen und Rechnungen. Die Funktionen zur Automatisierung variieren je nach System und können individuell konfiguriert werden. Theoretisch gibt es bereits moderne ERP-Softwares, bei denen man eine Rechnung zur Bestellung im Nachgang automatisch und ohne erneutem Freigabeprozess verbuchen kann.
Hinweis: Gleiches gilt für Lieferscheine und eingehende Rechnungen.
Elektronischer Dokumentenaustausch
Durch eine elektronische Übermittlung von Dokumenten kann im Procure-to-Pay, Geld und Zeit gespart werden. Der gesamte P2P beansprucht viele Dokumente für Bedarfsanforderung, Bestellung beziehungsweise Bestellbestätigung, Rechnung und eventueller Reklamation. Bei einem digitalen Purchase-to-Pay Prozess fallen die Dokumente in Papierform und der Versand weg und macht somit den ganzen Prozess viel umweltfreundlicher. Ein ebenfalls erwähnenswerter Vorteil des elektronischen Dokumentenaustausches ist die Minimierung von Fehlern bei Daten.
Alle beteiligten Parteien sprich Sender, Empfänger und das jeweilige System werden für den digitalen Dokumentenaustausch miteinander verbunden. Die direkte Anbindung ermöglicht nicht nur den Austausch, sondern auch eine Validierung, Konvertierung und Archievierung von Dokumenten. Diese Funktionen sollten unabhängig vom verwendeten System und Datenformat funktionieren.
Rechnungsautomatisierung
Moderne und leistungsfähige ERP-Systeme haben eine große Bandbreite an Individualisierungsmöglichkeiten und Tools, die vor allem für einen vereinfachten und automatisierten Procure-to-Pay Prozess weitgehend genutzt werden sollten.
Der Rechnungsvorgang im Procure-to-Pay Prozess ist ebenfalls ein automatisierbarer Vorgang. Durch ein ERP-System können Rechnungen automatisch mit Bestellungen, Zahlungsplänen und Wareneingang abgeglichen werden. In der Regel ist die Rechnungsverarbeitung inklusive dem Prüf- und Freigabeprozess automatisiert. Nur in Sonderfällen wie zum Beispiel bei einer manuellen Freigabe wird ein Eingriff von Mitarbeitern benötigt. Ein Beispiel für ein Sonderfall wäre das Fehlen eines Referenzpunktes auf der Rechnung.
Zum Schluss kann die Abfertigung der Rechnung ebenfalls konfiguriert und automatisiert werden.
Elektronische Zahlung
Die Bezahlung eines Rechnungsbetrags erfolgt bei allen P2P Prozessen ganz zum Schluss. Im letzten Vorgang des Procure-to-Pay Prozesses besteht ein Interessekonflikt zwischen den Unternehmen und Kunden. Auf der einen Seite sind Kunden an lange Zahlungszeiträume und Rabatte interessiert, wohingegen auf der Seite der Lieferanten das Interesse an schnelle Zahlungseingänge vorhanden ist.
Das ERP-System knüpft an diesem Interessenkonflikt an und löst ihn durch eine bessere Liquiditätsplanung. Hierfür integriert das System verschiedene Zahlungsanbieter und Finanzierung Services. Dadurch kann der Rechnungsprozess kontrolliert und die Transaktion besser geplant werden.
In der Praxis könnten mögliche Beispiele hierfür, die Zwischenfinanzierung für Lieferanten oder diverse Rabatt-Programme sein. Durch die eben angeführten Beispiele wird beim Kunde ein zusätzlicher finanzieller Anreiz für eine schnelle Zahlung geschaffen.
Zusammenfassung aller Vorteile des digitalen Purchase-to-Pay Prozesses
Zusammenfassend kann man sagen, dass ein Unternehmen leistungsfähige ERP-Systeme in Erwägung ziehen sollten. Das System führt durch die Automatisierung der P2P Vorgänge zu mehr Effizienz. Nicht nur von der Effizienz profitiert das Unternehmen, der automatisierte P2P bringt viele weitere Vorteile mit sich:
- Effizienteres Konstrukt mit besserem Überblick
- Zeit- und Kostenersparnis
- Umweltfreundlicher
- Minimierung von potenziellen Fehlern und Risiken
- Mehr Transparenz in den Abläufen
- Bessere Finanzplanung und mehr Kontrolle
