Rechnungen digitalisieren
In diesem Artikel erklären wir dir, wie Rechnungen von Unternehmen digitalisiert werden können, um die Buchhaltung voranzubringen. Des Weiteren schildern wir dir die Vorteile von digitalen Rechnungen gegenüber Rechnungen auf Papier. Zusätzlich stellen wir dir eine Software vor, mit der du deine Rechnungen ganz einfach digitalisieren lassen kannst. Wenn du also alles rund ums Rechnungen digitalisieren wissen möchtest, dann bist du hier genau richtig.
Inhalt des Beitrags:
Wie können Rechnungen digitalisiert werden?
Um die Verwaltung eines Unternehmens kümmert sich in der Regel das Buchhaltungsteam. Sie sind dafür verantwortlich, die Finanzen eines Unternehmens genauestens zu beobachten und zu notieren, um am Ende des Monats keine bösen Überraschungen vorzufinden. Früher wurde die Buchhaltung, wie der Name schon sagt, gerne schriftlich vollzogen. Alle Ausgaben und Einnahmen wurden dazu auf Papier oder in einem Buch notiert, um den Überblick über die Finanzen zu wahren.
Heutzutage verwalten Unternehmen ihre Finanzen meistens online mit Hilfe von Softwares, die speziell auf die Verwaltung von Unternehmen spezialisiert sind. Dies hat den Vorteil, dass Rechnungen und andere Elemente der Verwaltung direkt digitalisiert werden können. Außerdem haben alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Buchhaltungsteams eines Unternehmens Zugriff auf die Software und können alle benötigten Informationen direkt einsehen, ohne dass das Weiterreichen von schriftlichen Belegen oder Papieren notwendig ist.
Vorteile von digitalen Rechnungen
Es gibt viele verschiedene Vorteile von digitalen Rechnungen. Wir haben dir folgend die wichtigsten Vorteile einmal kurz und knapp zusammengefasst.
Rechnungen digitalisieren bedeutet Zeitersparnis
Wenn Rechnungen digital erstellt und anschließend auch versendet werden, kannst du mit einem großen Zeitersparnis rechnen. Wenn die Zustellung der Rechnung per Email erfolgt, wird sie innerhalb weniger Sekunden oder Minuten den Empfänger oder die Empfängerin erreichen. Wenn die Rechnung per Brief zugestellt wird, fällt zum einen das Porto an und je nachdem, wohin der Brief geht, können bis zur Zustellung mehrere Tage vergehen. Dementsprechend kann auch damit gerechnet werden, dass die digitale Rechnung schneller beglichen wird als eine Rechnung auf Papier. Ein weiterer Punkt, der hier noch hinzugefügt werden sollte, ist, dass man sich bei einem digitalen Belege den Gang zur Postfiliale oder zum Briefkastes spart. So kann auch wieder Zeit gespart werden.
Rechnungen digitalisieren der Umwelt zur Liebe
Auch aus umwelttechnischen Gründen sind digitale Rechnungen besser. Wenn die Rechnung gleich mit Hilfe einer Verwaltungssoftware erstellt wird und anschließend digital verschickt wird, so kann Papier eingespart werden. Des Weiteren wird auch an der Verpackung gespart, in diesem Fall den Briefumschlag. Aber auch Transportkosten des Briefträgers oder der Briefträgerin werden eingespart. Je nachdem, wie viele Kilometer die Rechnungserstellerin oder Rechnungsersteller und Empfänger und Empfängerin trennen oder ob eine Rechnung sogar ins Ausland verschickt wird, fallen Emissionen beim Transport an. Wenn Rechnungen also digital erstellt und versendet werden, werden Ressourcen und die Umwelt geschont.
Rechnungen digitalisieren um Prozesse zu automatisieren
Des Weiteren befinden wir uns aktuell in einem Zeitalter, in dem Technik und Digitalisierung immer mehr eine Rolle spielen. Viele Prozesse werden zunehmend digital. Ein Beispiel dafür ist das Onlinebanking. Früher sind die Menschen noch zu Bankfilialen gegangen, um sich die Kontoauszüge auszudrucken. Heutzutage kann das alles online stattfinden. Vom eigenen Rechner aus kann das Bankkonto aufgerufen werden, Rechnungen bezahlt und Überweisungen getätigt werden. Auch die Einsicht in Kontoauszüge ist digital möglich. Viele Firmen stellen ihre Buchhaltung und Verwaltung von der Papierform auf Online um. Vieles wird heutzutage modernisiert und auf digital umgestellt, warum also nicht auch Rechnungen?
Das Optimieren der Finanzbuchhaltung durch automatisierte Rechnungsverarbeitung
Rekening ist eine Software, mit der das digitale Rechnungsmanagement eines Unternehmens optimiert wird. Rekening ist vor allem auf kleinere und mittlere Unternehmen ausgerichtet. Insbesondere profitieren Lieferanten, Buchhalter und Steuerberater von Rekening. Durch das Übermitteln von digitalen Rechnungen kann zu jeder Zeit und von jedem Ort der Welt aus ein Einblick in die Buchhaltung und in die Finanzen eines Unternehmens gewährleistet werden. Des Weiteren wird bei der Buchhaltung viel Zeit und vor allem auch Geld gespart, denn durch den automatischen Import von Rechnungen ist der Überblick in der Software gegeben. Aber auch die Struktur in der Software ermöglicht das schnelle und fehlerlose Erstellen von Rechnungen. Diese Übersichtlichkeit wird vor allem von den Nutzerinnen und Nutzern von Rekening geschätzt.
Rechnungen digitalisieren mit einem Mail Postfach
Wenn du mit digitalen Rechnung beginnen möchtest und Rekening nutzen möchtest, so solltest du zunächst damit beginnen, ein zentrales E-Mail Postfach einzurichten, damit alle Rechnungen nun per E-Mail anstatt per Post bei dir eingehen können. Natürlich musst du auch deine Lieferanten davon in Kenntnis setzen, dass du die Rechnungen von nun an bitte immer digital und per E-Mail erhalten möchtest. Dies ist der einfachste Weg, um Rechnungen mit Hilfe einer automatischen E-Mail Weiterleitung auf Rekening zu importieren. Ansonsten kann auch ein manueller Upload stattfinden via invoicefetcher, um die Rechnungen auf die Software zu importieren.
Rechnungen mit Künstlicher Intelligenz digitalisieren
Die Software Rekening arbeitet mit einer künstlichen Intelligenz. Diese künstliche Intelligenz ist dafür verantwortlich, dass viel Zeit bei der Buchhaltung eingespart werden kann. Die Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer, Betrag, Datum und IBAN werden von der künstlichen Intelligenz automatisch erfasst und ausgelesen. Die Prozessdokumentation der Software erfasst zusätzlich alle wichtigen Daten und eingehenden Rechnungen. So kann sich das Unternehmen noch einmal zusätzlich absichern. Alle Prozesse und Finanzen werden im Echtzeit-Tool angezeigt. So hast du immer Zeitpunktsgenau deine Finanzen und die damit verbundenen Einnahmen und Ausgaben im Blick. Gut zu wissen: Die Rechnungen und Belege werden zehn Jahre aufbewahrt, damit es bei Kontrollen durch das Finanzamt belegbare Beweise gibt.
Wenn die Rechnungen dann auf der Software eingegangen sind, werden sie nach Zahlungsdatum sortiert. Die Rechnungen, die als erstes beglichen werden müssen, erscheinen dabei ganz oben. Wenn die Rechnungen beglichen worden sind, empfiehlt sich das Importieren in ein Zahlungsprogramm, um auch dort den Überblick über die Finanzen zu gewährleisten. Die beglichenen Rechnungen werden anschließend in der Software auf einer Cloud gespeichert und können so zu jeder Zeit wieder aufgerufen werden. Die Zahlungen der Rechnungen und die damit anfallenden Summen werden automatisch dem Buchhaltungsteam mitgeteilt. So werden alle Zahlungen, die das Unternehmen betrifft, notiert und dokumentiert und es kommt zu keinen bösen Überraschungen am Monatsende.
Verbesserte Kommunikation bei digitalen Rechnungen
Rekening verfügt über ein Kommunikationstool. So können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens miteinander kommunizieren und sich über die Finanzen und Buchhaltung austauschen, ohne auf eine andere Kommunikationssoftware zurückgreifen zu müssen.
Darüber hinaus arbeitet Rekening mit firmeninternen Kreditkarten zusammen. Diese Unternehmenskreditkarten sind virtuelle Kreditkarten, die den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Mit den Kreditkarten können nun Ausgaben für das Unternehmen getätigt werden. Aber auch anstehende Dienstreisen und damit verbundene Transporte oder Übernachtungen können mit der Kreditkarte bezahlt werden. So muss der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin nicht mehr in Vorkasse gehen und die Rechnung geht gleich an das Unternehmen. Damit sich das Unternehmen absichern kann, besteht die Möglichkeit, ein Limit auf der Karte festzulegen, was die Kosten angeht.
Bei Fragen kann sich der Nutzer oder die Benutzerin von Rekening an den Kundensupport wenden oder an das Buchhaltungsteam vom Support. Diese sind bemüht, das Anliegen schnellstmöglich und zu deiner Zufriedenheit zu klären und zu lösen.
Wenn du dich für Rekening entschieden hast und die Software gerne nutzen möchtest, dann wird vorab erstmal ein Beratungsgespräch vereinbart. In diesem Beratungsgespräch werden alle deine Fragen noch einmal ausführlich beantwortet. Anschließend bekommst du ein individuelles, auf dein Unternehmen angepasstes, unverbindliches Angebot von Rekening. Falls du nach der Testphase zu dem Entschluss gekommen bist, dass die Software Rekening doch nicht optimal zu deinem Unternehmen passt, kannst du von der 30 Tage Geld-zurück-Garantie Gebrauch machen.