Die Übersicht: Rechnungen scannen und verwalten App
In diesem Artikel erfährst du alles über das Rechnungen Scannen und Verwalten mit Hilfe einer Beleg Scanner App. Zunächst werden wir dir die Vorteile mitteilen, die das Einscannen und Verwalten von Rechnungen mit Hilfe einer App betrifft. Anschließend werden wir dir kurz beschreiben, was passieren könnte, wenn du deine Rechnungen nicht (richtig) verwaltest. Im Anschluss stellen wir dir einige Apps und Softwares vor, um Rechnungen zu scannen und mit Hilfe einer App zu verwalten. Wenn du also alles rund um das Verwalten und Scannen von Rechnungen mit Hilfe einer App erfahren möchtest, dann bist du hier genau richtig.
Der Vorteil vom Rechnungen scannen und verwalten mit Hilfe einer App
Wenn du deine Rechnungen mit Hilfe einer App scannst und verwaltest, werden einige Vorteile auf dich zukommen. Viele Privatpersonen gehen ihrer Buchhaltung noch schriftlich nach. Wie der Name Buchhaltung es schon verrät, wird meistens ein Buch zur Hilfe hinzugezogen. In diesem Buch werden alle Einnahmen sowie Ausgaben notiert, in manchen Fällen werden auch die Rechnungen daneben geklebt. Die schriftliche Buchführung mit Hilfe eines Buches kann aber auch sehr lange dauern. Dementsprechend kann viel Zeit verloren gehen, wenn jede Eingabe schriftlich festgehalten werden muss.
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Wenn die Rechnungen mit Hilfe einer App gescannt und verwaltet werden, wird der größte Vorteil vor allem in dem Zeitersparnis liegen. Da du in den meisten Fällen nur das Handy zücken musst, ein Foto von der Rechnung machen musst oder diese einscannen musst, wird dir viel Zeit erspart bleiben. Das ganze handschriftliche Dokumentieren wird wegfallen. Die eingescannte oder abfotografierte Rechnung musst du nur noch einer Kategorie in der Software hinzufügen, und schon hast du deine Rechnung verwaltet. Somit ist die Übersichtlichkeit jederzeit gegeben und die Rechnungen lassen sich zu jeder Zeit wiederfinden.
Ein weiterer Vorteil liegt vor allem darin, dass du als Benutzerin oder als Benutzer der Software stets über deine Finanzen informiert bist. Du bist nicht mehr ortsgebunden und kannst, so weit es die Internetverbindung zulässt, an jedem Ort und zu jeder Zeit einen Einblick in die App und in deine Finanzen erhalten. So bist du stets über deine Finanzen informiert und bekommst keine bösen Überraschungen am Monatsende.
Was passieren kann, wenn Rechnungen nicht (richtig) verwaltet werden
Deine Ausgaben und Einnahmen solltest du richtig und möglichst genau verwalten. Tust du dies nicht, kann es zu erheblichen Problemen kommen. Solltest du deine Finanzen nicht verwalten, so kann es ganz schnell passieren, dass man mehr Geld ausgibt, als einem eigentlich zur Verfügung steht. Dies kann dazu führen, dass Kreditkarten überzogen werden und es kann zur Schulden Entstehung beitragen. Wenn Schulden entstehen, kann die private Insolvenz auf dich zukommen. Außerdem kann das Nichtbezahlen von Rechnungen eine Strafanzeige mit sich bringen. Im schlimmsten Fall droht sogar eine Gefängnisstrafe.
Deswegen sollten Ausgaben IMMER verwaltet werden, egal ob auf Papier, in einem Haushaltsbuch oder digital. So bleibt einfach die Übersichtlichkeit über die eigenen Finanzen erhalten und das Risiko einer privaten Verschuldung und Insolvenz sinkt.
Software zum Rechnungen Scannen und Verwalten App:
#1 Rechnungen scannen und verwalten mit Rekening
Rekening ist die top Rechnungen scannen und verwalten App. Die Papierbelege und die erhaltenen Rechnungen inklusive aller Rechnungsdetails werden eingescannt und in der App digitalisiert. Die Software richtet sich sowohl an kleine und mittlere Unternehmen, als auch an Privatpersonen, die gerne ihre Buchhaltung und insbesondere ihre Rechnungen digitalisieren möchten. Aber auch für Steuerberater und Freelancer ist die Software eine gute Alternative zur herkömmlichen Rechnungserfassung im Haushaltsbuch.
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Die Erfassung der Papierbelege erfolgt mit Hilfe von künstlicher Intelligenz. Die Belege werden von der Software erkannt und digitalisiert. Dabei spielen die verschiedenen Belege keine Rolle, es können Bewirtungsbelege, Kassenbons und auch Reisekostenrückerstattungen eingescannt und digitalisiert werden. Nachdem die Belege eingescannt wurden, erfolgt die Speicherung digital auf der Plattform als PDF-Datei und die dazugehörigen Informationen auf der Rechnung werden in tabellarischer Form aufgelistet.
Wenn die Belege nun digitalisiert sind, können sie von dem Zeitpunkt an weiterverarbeitet werden. Sie können entweder nur als PDF gespeichert und gesammelt werden oder weitergeleitet werden, zum Beispiel an eine andere Buchhaltungssoftware. Die Rechnungen in der Rekening Software können innerhalb weniger Minuten geprüft, freigegeben und bezahlt werden. Auch so wird die Buchhaltung nicht aufgeschoben und es kann Zeit und vor allem Geld gespart werden.
Die App kann kostenlos im Appstore heruntergeladen werden und ist für iOS verfügbar. Um Rekening nutzen zu können, ist ein monatliches Abonnement oder ein Jahresabonnement notwendig. Es gibt verschiedene Tarife, je nachdem für welches Unternehmen und für welche Unternehmensgröße du einen Zugang benötigst. Der günstigste Tarif mit den Basisfunktion liegt bei vier Euro pro Monat. Die Software kann zunächst auch vierzehn Tage kostenlos getestet werden. Danach kannst du selbst entscheiden, ob die Software für dich als Privatperson oder für dein Unternehmen in Frage kommt.
Ein großer Vorteil der Rekening Software liegt darin, dass die App auch ohne Internetzugang und dementsprechend offline genutzt werden kann. So kann jeder Zeit und von jedem Ort der Welt eine Rechnung eingescannt und digitalisiert werden. So wird vor allem auch Zeit gespart, da beispielsweise auf einer Reise schon mit der Digitalisierung der Belege begonnen werden kann und sich die Finanzverwaltung nicht aufschiebt.
#2 Rechnungen scannen und verwalten mit Evernote Scannable
Das Unternehmen Evernote hat die Software Scannable entwickelt. Damit hat Evernote eine solide Rechnungen scannen und verwalten App. Scannable ist eine Software, die dir dabei helfen soll, deinen Papierkram und diverse Unterlagen wie Rechnungen und Belege zu organisieren. Die Scannable Software kann dazu kostenlos im App Store heruntergeladen werden. Sie ist für fast jedes Handy nutzbar und kann so deine Finanzverwaltung und Buchhaltung optimieren. Die App ist für Windows, Apple, Android und Linux nutzbar.
Wie der Name der Software schon sagt, geht es bei der Nutzung von Scannable hauptsächlich darum, handschriftliche Dokumente und Belege einzuscannen und so Ordnung in die Buchhaltung zu bringen. Evernote Scannable ist aber nicht nur für Unternehmen eine wirkliche Bereicherung, sondern auch private Haushalte und deren Buchhaltung können von der Software profitieren.Evernote beziehungsweise Scannable zeichnet sich laut eigener Aussage darin aus, dass sie den Menschen helfen wollen, sich flexibel zu organisieren.
Es gibt verschiedene Tools wie den Terminkalender, in dem anstehende Business-Meetings oder Verabredungen notiert werden können. Aber auch das Tool der To-Do Listen steht den Nutzerinnen und Nutzern von Scannable zur Verfügung, um die eigene Produktivität und Organisation zu steigern. Im privaten Bereich können Notizen zur Reiseplanung hinterlegt werden oder wichtige Informationen, die das Haustier betreffen. Somit finden in der Software Scannable berufliche Ziele und Projektideen Raum, aber auch private Termine und Angelegenheiten kommen nicht zu kurz.
Der Vorteil der App liegt ganz klar in der Schnelligkeit. Die Dokumente können ganz einfach abfotografiert und anschließend hochgeladen werden. Des Weiteren können in der App Dokumente freigegeben und somit auch versendet werden. Ein weiterer Vorteil liegt ganz klar im Bereich des Preis-Leistungsverhältnisses. Die App kann für Privatpersonen kostenlos mit den Basisfunktionen genutzt werden. Für Unternehmen gibt es sehr preiswerte Angebote, um alle Funktionen der App nutzen zu können. Wie schon erwähnt, liegt der Fokus der App ja auf dem Scannen von Dokumenten, daher hält die App, was sie verspricht.
#3 Rechnungen scannen und verwalten mit Zervant
Zervant ist eine Software, die die digitale Verwaltung deines Unternehmens voranbringen soll. Ebenso bietet Zervant eine Rechnungen scannen und verwalten App. Dabei können Rechnungen ganz einfach erstellt und geschrieben werden. Anschließend können die Rechnungen weiterverarbeitet werden. Sie können als PDF gespeichert werden und anschließend an Kunden versendet werden. Erstellte Rechnungen können auch entsprechend ihres Status markiert werden, das heißt, ob noch eine Zahlung fällig ist oder ob die Zahlung schon getätigt wurde. Auch bei dieser Software stehen das Zeit- und Geldersparnis des Unternehmens an erster Stelle.
Zervant bietet eine kostenlose Möglichkeit für kleine Unternehmen und Start-Ups an, die bis zu fünf Kunden haben. Wenn das Unternehmen mehr als fünf Kunden besitzt, dann muss auf die kostenpflichtige Version zurückgegriffen werden. Die Abonnements beginnen bei neun Euro im Monat. Je nach der Größe deines Unternehmens ist ein größeres Abo erforderlich. Das Abonnement mit einer unbeschränkten Anzahl von Kunden und weiteren Tools und Features kostet 40 Euro pro Monat.
Einen Nachteil hat die Software. Sie verfügt über die Möglichkeit, die Rechnungen, die in Papierform erhalten wurden, zu digitalisieren. Es fehlt aber die Möglichkeit, die Rechnungen zu scannen. Dementsprechend erfüllt die Software unser Thema des Rechnungen scannen und verwalten nur zur Hälfte. Rechnungen verwalten, ja, Rechnungen scannen, nein. Die Software eignet sich dennoch hervorragend dafür, die Buchhaltung auf online umzustellen. Vielleicht hilft sie dem ein oder anderen auch gerade deswegen beim Prozess der Umstellung, da die Rechnungen noch manuell online eingegeben werden müssen.
So kannst du dich an den Prozess der digitalen Buchhaltung erst einmal herantasten, bis du vielleicht eines Tages die Buchhaltung komplett auf online umstellst, und Rechnungen nur noch einscannen und mit Hilfe einer App oder Software verwaltest.
Tipps für das scannen und verwalten von Rechnung mit Hilfe einer App
Egal ob du dich für eine handschriftliche Dokumenation von Finanzen entschieden hast oder ob du auf eine digitale Software zurück greifst, gibt es einige Dinge, die du beachten solltest, damit das Verwalten von deinen Finanzen ohne größere Probleme statffinden kann:
Zum einen solltest du stets darauf achten, einen Kassenbon oder eine Rechnung nach der getätigten Zahlung zu erhalten. Wie oft befindet man sich auf dem Weg zur Arbeit und macht noch einen schnellen Abstecher in die Bäckerei, um einen Kaffee To-Go zu holen. Bezahlt wird dabei meistens mit irgendwelchen Kleingeldmünzen, die noch in einer Jacken- oder Hosentasche gefunden werden. Um den Überblick über die Finanzen zu bewahren, solltest du daran denken, dir auch für diese kleinen Anschaffungen und Ausgaben Rechnungen geben zu lassen, die du später notierst. Denn auch kleine Summen können sich mit der Zeit zu großen Summen ansammeln.
Wenn du also einen genauen Überblick über deine Finanzen bewahren möchtest, achte darauf, wirklich jede kleinste Ausgabe zu verwalten. Ist dir dies für jede kleine Ausgabe zu mühsam, kannst du alternativ zu Beginn jeden Monats eine Summe festlegen, mit der du diese kleinen Ausgaben tätigen darfst. So notierst du in deiner Buchhaltung die komplette Summe eines Monats, die für die kleinen Ausgaben draufgegangen ist.
Achte auch darauf, die getätigten Ausgaben in deine App oder deinem Buch zu notieren. Meistens lässt man sich den Kassenbon für die spätere Dokumentation geben, vergisst aber das Nachtragen in die Finanzsoftware oder das Haushaltsbuch. Damit deine Verwaltung der Finanzen auch wirklich genau ist, solltest du daran denken, jede Ausgabe auch zu notieren und zu dokumentieren.