Reisekosten Software Vergleich 2023

Die Übersicht: Reisekosten Software Vergleich 2023

In unserem Reisekosten Software Vergleich zeigen wir euch, wie Reisekosten überhaupt entstehen und wie diese vom Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin zurükerstattet werden. Des Weiteren stellen wir euch im Reisekosten Software Vergleich fünf verschiedene Softwares vor, mit denen eine Reisekostenabrechnung online erfolgen kann. Die verschiedenen Reisekosten Softwares werden dabei von uns genauestens unter die Lupe genommen und die jeweiligen Vorteile und Nachteile genauestens beleuchtet.

Wenn du also auch kurz vor einer Dienstreise stehst und nicht weißt, wie du eine Reisekostenrückerstattung mit Hilfe einer Software erstellen und einreichen sollst oder welche Software dafür überhaupt in Frage kommt, dann bist du hier genau richtig. Alle Infos gesammelt in unserem Reisekosten Software Vergleich.

Wie entstehen Reisekosten?

Wenn ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin eine Dienstreise für das Unternehmen antritt, können Kosten verschiedenster Art anfallen. Diese Kosten können entweder Übernachtungs-, Reise- beziehungsweise Transportkosten sein oder Kosten für ein Geschäftsessen. Die entstandenen Reisekosten werden in der Regel vom Unternehmen übernommen. Da der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin in der Regel in Vorleistung geht, muss eine sogenannte Reisekostenabrechnung erstellt werden. Anschlie?end wird die Reisekostenabrechnung beim Arbeitgeber oder bei der Arbeitgeberin eingereicht, um eine R?ckzahlung der angefallenen Kosten zu veranlassen.

Die meisten Reisekosten entstehen für Hotelübernachtungen, Zugfahrten oder Reisen mit dem Flugzeug. Wenn die Dienstreise mit dem eigenen Auto zur?ckgelegt wird, ist auch eine Kostenr?ckerstattung f?r das Benzin nicht unüblich.?

In manchen Berufen spielen auch sogenannte Spesen eine wichtige Rolle. Spesen sind betriebseigene Ausgaben, die f?r Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anfallen. Meist fallen die Ausgaben auf Dienstreisen an. Spesen k?nnen Verpflegungs- oder Bewirtungskosten sein. Aber auch andere Nebenkosten k?nnen anfallen, beispielsweise Transportkosten. Die angefallenen Spesen werden ebenfalls vom Arbeitgeber beziehungsweise der Arbeitgeberin zur?ckerstattet. Ein Beruf, der zum Beispiel viel mit Spesen arbeiten muss, ist der Beruf des Flugbegleiters beziehungsweise der Flugbegleiterin.

Nach einem Langstreckenflug gibt es das sogenannte Layover. Die Flugbegleiterinnen und Flugbegleiter bleiben mindestens eine Nacht am Zielort des Langstreckenflugs. Um den Aufenthalt in dem Land so angenehm wie m?glich zu gestalten, gibt es ein festgelegtes Budget, die Spesen. Dieses Budget d?rfen die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in dem jeweiligen Land ausgeben. Die anfallenden Kosten f?r Verpflegung, ?bernachtung oder Transportkosten werden von der jeweiligen Airline getragen. Auch in diesem Fall erfolgt eine Art der Reisekostenabrechnung, um den entstandenen Aufwand zu entsch?digen. Die Passende Software dazu findest du in unserem Reisekosten Software Vergleich.

Reisekosten beim Unternehmen einreichen

Wenn du eine Dienstreise angetreten hast, sind in den meisten F?llen Kosten entstanden. Diese Kosten werden von deinem Unternehmen getragen. Damit dir die angefallenen Kosten r?ckerstattet werden, muss eine Reisekostenr?ckerstattung eingereicht werden.?

Die meisten Unternehmen werden daf?r eine Software nutzen. Die Reisekosten werden heutzutage gr??tenteils online ?ber die Software eingereicht und dann dementsprechend zur?ckerstattet. Bei den wenigsten Unternehmen erfolgt die Reisekostenr?ckerstattung auf Papier.?

Sind Kosten in Form von Hotel?bernachtungen, Transportkosten oder Verpflegung? angefallen, so sollte in der Reisekostenabrechnung das Datum sowie der Zweck f?r die angefallenen Kosten notiert werden. Des Weiteren wird dich die Software oder das Unternehmen darum bitten, die entsprechende Rechnung einzuscannen oder abzufotografieren und dann hochzuladen. Dann gilt es nur noch auf die ?berpr?fung durch das Unternehmen zu warten. Wenn alle Angaben stimmen, kann das Unternehmen eine Kostenr?ckerstattung veranlassen. Die entstandenen Kosten werden dann vom Unternehmen zur?ckerstattet.?

Soll der Benzinpreis f?r eine Dienstreise mit dem eigenen Auto zur?ckerstattet werden, so solltest du einige Dinge vor Fahrtantritt beachten. Zu Beginn solltest du den Kilometerstand deines Autos sowie den Benzinstand notieren. Hinzu kommen noch das Datum der Fahrt, gegebenenfalls die genaue Uhrzeit und der Startpunkt sowie das Ziel der Fahrt. In manchen F?llen wird das getankte Benzin erstattet. Dazu solltest du in der Reisekostenabrechnung den Beleg der Tankstelle hochladen. Manche Unternehmen zahlen eine Kilometerpauschale. Pro gefahrenen Kilometer werden bis zu vierzig Cent vom Unternehmen zur?ckerstattet. in diesem Fall solltest du ebenfalls auf eine genaue Dokumentation der anfallenden Fahrt achten.?

5 Reisekosten Softwares: Reisekosten Software Vergleich

Wenn dein Unternehmen keine eigene Software zur Reisekostenr?ckerstattung anbietet oder du gerade dabei bist, dein eigenes Unternehmen aufzubauen, dann fragst du dich vielleicht, welche Software sich besonders zur R?ckerstattung von Spesen und Reisekosten eignet. Im Folgenden werden wir dir die Softwares Lanes&Planes, Lexware, Rydoo, Concur und finway vorstellen. So kannst du dir ein eigenes Bild davon machen, welche Software f?r dich und dein Unternehmen die richtige sein k?nnte.

Reisekosten Software Vergleich Lanes & Planes

Lanes & Planes ist ein Portal, um die Reisekosten und die Spesen eines Unternehmens zu verwalten und zu managen. Es ist Europas gr??tes B2B-Reiseportal und f?r kleinere, mittlere und gro?e Unternehmen ausgerichtet. In nur einer Software erfolgt das Erfassen und Verwalten von Reisekosten und Belegabrechnungen. Es kann jederzeit in der Software eingesehen werden, welche Rechnungen schon beglichen worden sind oder welche noch offen sind. Dies geschieht alles online und papierlos. Der Vorteil liegt darin, dass viel Zeit gespart wird. Der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin kann zum Beispiel schon auf der Dienstreise die R?ckerstattung online hochladen. Dazu werden alle Belege online eingescannt und hochgeladen. Jede Dienstreise wird einzeln in der Software angelegt und dort auch gespeichert.

So kann auch f?r mehr ?bersichtlichkeit gesorgt werden und ein ungeordnetes Papierchaos bleibt aus. Des Weiteren gibt es auch eine App f?r die Dienstreisen, um stets ?ber die anstehende Reise und m?gliche ?nderungen informiert zu werden.?

Lanes & Planes Vorteile

Der Vorteil an Lanes & Planes liegt darin, das die komplette Buchung und R?ckerstattung ?ber die Software abl?uft. So m?ssen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nicht mehr in Vorkasse gehen und eine Buchung kann direkt vollzogen werden. Die Software funktioniert f?r Dienstreisen im Inland sowie im Ausland. Auch Rechnungen und Belege in verschiedenen W?hrungen k?nnen problemlos abgerechnet und erstattet werden.?

Ein weiterer Vorteil an Lanes & Planes liegt darin, dass der Verpflegungsmehraufwand sowie anfallende Pauschalen automatisch von der Software berechnet werden, um dem Buchhaltungteam eines Unternehmens Zeit zu sparen. Sollte eine bereits gebuchte Dienstreise doch nicht stattfinden, so kann die Reise storniert werden. Dabei fallen in der Regel keine Stornierungsgeb?hren an.?

Lanes & Planes Kosten

Die Kosten f?r die Software variieren stark. Je nachdem, welches Paket f?r ein Unternehmen gebucht wird, entstehen unterschiedliche Kosten. Die Software bietet unterschiedliche Preise und Pakete f?r Unternehmen an, je nachdem wie viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eine Dienstreise antreten sollen und je nach Reisevolumen und Budget pro Jahr. Um die genauen Kosten zu erfahren, muss ein Beratungsgespr?ch mit dem Unternehmen der Software vereinbart werden. Es besteht dar?ber hinaus auch die M?glichkeit, einen kostenlosen Probemonat zu vereinbaren.?

Lanes & Planes Fazit

Nutzerinnen und Nutzer von Lanes & Planes sch?tzen vor allem das Zeitersparnis bei der Kostenr?ckerstattung. Die Software soll sehr ?bersichtlich gestaltet sein, damit schnell und unkompliziert eine R?ckerstattung veranlasst werden kann. Auch der Kundenservice von Lanes & Lanes soll gut zu erreichen sein und bei Problemen und Fragen, die die Software betreffen, gut weiterhelfen k?nnen. Negative Erfahrungen mit Lanes & Planes berichten Kundinnen und Kunden kaum.??

Reisekosten Software Vergleich Lexware

Lexware ist ein Unternehmen, das 1989 in Freiburg im Breisgau gegr?ndet wurde. Das deutsche Unternehmen ist auf die Buchhaltung spezialisiert und bietet eine Software zum Management von Spesen und Reisekosten f?r kleinere und mittlere Unternehmen an. Aber auch Freiberufler und Selbstst?ndige k?nnen die Software bei der Verwaltung von Reisekosten und Spesen hinzuziehen. Lexware bietet verschiedene Softwares an. Zum einen f?r die Buchhaltung, f?r die Warenwirtschaft, zur Lohn- und Gehaltsabrechnung oder die kaufm?nnische Komplettl?sung. Lexware bietet die Buchhaltungsoption in Form einer Desktopversion an sowie als Cloud-L?sung.

Lexware Vorteile

Mit Hilfe der Software Lexware k?nnen Rechnungen und Reisekostenabrechnungen einfach erstellt werden. Die Reisekosten k?nnen sowohl f?r das inland, als auch f?r das Ausland erstellt werden. Des Weiteren kann ein Fahrtenbuch gef?hrt werden, um von der Kilometerpauschale oder der Bezinpreisr?ckerstattung gebrauch zu machen.?

Um eine Reisekostenabrechnung in Lexware anzulegen, muss der Name des Reisenden oder der Reisenden notiert werden sowie die Reisedaten. Der Beleg oder die Rechnung sollte ebenfalls hochgeladen werden. 

Das Unternehmen Lexware wirbt mit einer garantierten Rechtssicherheit bei dem Erstellen von Reisekostenabrechnungen. Die Software soll alle Pauschalen und steuerlichen Richtlinien kennen, die die Reisekostenabrechnung betreffen. Des Weiteren soll die Software die eingegebenen Daten automatisch pr?fen, um Fehler oder falsche Daten direkt anzuzeigen und korrigieren zu k?nnen.

Lexware Kosten

Die Preise f?r Lexware betragen zwischen 8,45 und 19,99 pro Monat.?

Lexware Fazit

Die Meinungen zu der Lexware Software zur Reisekostenabrechnung und dem damit verbundenen Management sind sehr zwiegespalten. Einige Nutzerinnen und Nutzer von Lexware sind der Meinung, dass Lexware sie bei der Erstellung von? Reisekostenabrechnung unterst?tzt und die Software verst?ndlich und ?bersichtlich aufgebaut sei. Des Weiteren w?rde durch die schnelle Erstellung eine Menge Zeit und Geld eingespart werden. Andere Nutzerinnen und Nutzer von Lexware sind dagegen der Meinung, dass das Programm nicht sonderlich verst?ndlich aufgebaut sei und es zu Problemen bei der Nutzung kommen w?rde. Des Weiteren w?rde die Druckvorschau f?r eine Reisekostenabrechnung fehlen. Hinzu kommt, dass es regelm??ig Updates f?r die Software geben w?rde, die auch die Funktion der Software w?rde und man sich erst wieder einarbeiten m?sste.?

Reisekosten Software Vergleich Rydoo

Rydoo arbeitet mit dem Prinzip von Firmenkarten. Diese Karten k?nnen entweder virtuell auf dem eigenen Handy erscheinen oder auch als physische Karten erworben werden. Mit den Karten k?nnen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eines Unternehmens Transportmittel f?r anstehende Dienstreisen oder Hotels buchen und m?ssen so nicht mehr in Vorleistung treten. Die Belege und Rechnungen werden dann einfach in der Software eingescannt oder abfotografiert und anschlie?end hochgeladen. Die firmeninterne Buchhaltung kann sich dann direkt um die Verwaltung der entstandenen Kosten k?mmern. So kann Geld sowie Zeit eingespart werden.

Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber k?nnen zudem ein Limit beziehungsweise eine Ausgabengrenze f?r die Firmenkreditkarte einrichten. So kann das potentielle Risiko f?r beide Seiten minimiert werden. Auch Rydoo nutzt das Tool der Echtzeit. So kann jeder Zeit und egal von welchem Ort aus der aktuelle Status der Spesen- und Reisekostenr?ckerstattung eingesehen werden.?

Rydoo Vorteile

Rydoo beschreibt sich selbst als einfach zu bedienen sowie regelkonform, sicher und skalierbar. Mit diesen Schlagworten gehen auch die Nutzerinnen und Nutzer von Rydoo mit. Sie sch?tzen vor allem die Sicherheit der Software und das einfache Spesen- und Reisekostenabrechnungsmanagement digital von unterwegs.?

Rydoo Kosten

Die Preise f?r ein monatliches Abonnement bei Rydoo starten bei acht Euro pro Monat. Zu den bekanntesten Kunden von Rydoo z?hlen Deloitte und Burger Kind (Stand 19.04.2023).?

Rydoo Fazit

Was einigen Nutzerinnen und Nutzern von Rydoo nicht sehr gut gef?llt, ist, dass das Erstellen und Einreichen einer Abrechnung manchmal l?nger dauern kann als erwartet beziehungsweise angegeben. Des Weiteren w?rde der Upload manchmal eine l?ngere Zeit in Anspruch nehmen. Hier besteht also noch Optimierungsbedarf bei Rydoo.?

Reisekosten Software Vergleich SAP Concur

SAP Concur ist ein b?rsennotiertes Unternehmen aus den USA. Spezialisiert ist SAP Concur auf die Reisekosten- und Spesenabrechnung f?r Unternehmen. Die Abrechnung der Reisekosten und Spesen erfolgt papierlos in digitaler Form. Mit Hilfe der modernsten Technologie soll den Firmen die Spesenabrechnung so einfach wie m?glich, aber auch so ?bersichtlich wie m?glich gemacht werden.?

SAP Concur Vorteile

Dadurch, dass die Reisekosten- und Spesenabrechnung in digitaler Form m?glich ist, sind Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nicht mehr ortsgebunden. Zu jeder Zeit und egal an welchem Ort k?nnen Spesen in Rechnung gestellt oder Kosten r?ckerstattet werden. Die Reisekostenabrechnung kann entweder vom eigenen Handy mit Hilfe der App erstellt werden oder vom Rechner vollzogen werden.

Aber auch Buchungen k?nnen ?ber die App vollzogen werden, zum Beispiel die Buchung eines Hotelzimmers. Die Belege und Rechnungen, die der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin auf der Dienstreise erh?lt, k?nnen abfotografiert oder eingescannt und in der App hochgeladen werden. Da die gesamte Reisekostenabrechnung und die Buchung ?ber ein System l?uft und weltweit funktioniert, ist SAP-Concur hinsichtlich der Übersichtlichkeit ganz vorne im Rennen um die Spesen- und Reisekostenabrechnung.?

SAP Concur Kosten

Leider gibt es keine ?ffentlichen Informationen ?ber die Preise von SAP Concur.

SAP Concur Fazit

Es gibt aber auch einige Nachteile, die die Software SAP Concur in Bezug auf die Reisekosten- und Spesenabrechnung mit sich bringt. Einige Nutzerinnen und Nutzer der App sind der Meinung, dass die Eingabe der verursachten Reisekosten un?bersichtlich gestaltet ist. Nach einiger Zeit h?tten Nutzerinnen und Nutzer die Vorgehensweise zur Erstellung einer Reisekosten- und Spesenabrechnung schon vergessen, wenn diese nicht in regelm??igen Abst?nden gemacht werden. Auch das einmalige Einrichten der App soll laut einigen Nutzerinnen und Nutzern nicht ganz leicht sein.?

Ein weiteres Problem, das von mehreren Nutzerinnen und Nutzern von SAP Concur angesprochen wird, ist die Abrechnung einer Bahnreise. Eine Reise mit der Bahn kann nicht in Kombination mit einem anderen Verkehrsmittel angegeben beziehungsweise gebucht werden. Ein kleines Beispiel zum besseren Verst?ndnis: Eine Dienstreise mit Flug und Hotel kann kombiniert beziehungsweise zusammen gebucht und abgerechnet werden. Wird eine Bahnreise gebucht und zudem ein Hotelzimmer ben?tigt, so m?ssen zwei separate Reisen im System angegeben werden. In diesen Punkten besteht noch Optimierungsbedarf bei SAP-Concur.

Reisekosten Software Vergleich Finway

Finway ist ein Start-Up Unternehmen aus M?nchen. Das Unternehmen finway hat eine Software entwickelt, mit der die Ausgaben eines Unternehmens im Blick behalten werden k?nnen sowie Reisekostenabrechnung und das Spesenmanagement betrieben werden kann. Des Weiteren stellt finway auch eine Firmenkreditkarte um ausgaben zu t?tigen. Dies soll Geld und Zeit bei der Abrechnung sparen. Die Planung, Verwaltung und Abrechnung von Reisekosten erfolgt mit Hilfe der finway App. Schriftliche Belege und Rechnungen werden dazu eingescannt und hochgeladen. Jede Kostenabrechnung kann in der App eingesehen werden. Des Weiteren kann in Echtzeit der aktuelle Status der Reisekostenabrechnung abgerufen werden.?

Finway Vorteile

Mit Hilfe der finway Software k?nnen Rechnungen ganz einfach erstellt und freigegeben werden. So k?nnen anfallende Reisekosten ganz einfach von den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern als Rechnung verfasst und beim Unternehmen eingereicht werden. Dies funktioniert entweder mit der Desktop-Anwendung oder auch mobil von der App aus. Alles erfolgt dabei online und papierlos. So kann Zeit und Geld gespart werden und eine Abrechnung kann von jedem Ort der Welt aus erstellt und eingereicht werden.?

Viele Nutzerinnen und Nutzer von finway sind der Meinung, dass das Erstellen und Einreichen von Spesen und Reisekosten ?ber die App und den Desktop sehr ?bersichtlich gestaltet ist und unkompliziert verl?uft. Auch das Echtzeit-Tool finden die Nutzerinnen und Nutzer von finway sehr praktisch, um stets ?ber die Kosten beziehungsweise R?ckerstattung? informiert zu sein.?

Finway Kosten

Des Weiteren ist die Software finway nicht ganz kosteng?nstig. Die g?nstigsten Tarife beginnen ab 169 Euro pro Monat. Wenn du die Software also nur zur Reisekostenabrechnung nutzen m?chtest, k?nnte es auf Dauer echt teuer werden.?

Finway Fazit

Wenn du also noch auf der Suche nach einer Software zum Ausgabenmanagement bist, dann ist finway ein echter Allrounder. Die vielen Tools zur Unternehmensverwaltung in einer Software sparen viel Zeit und dementsprechend auch Geld. Solltest du nur eine Software zur Reisekostenabrechnung ben?tigen, ist finway m?glicherweise nicht die richtige Wahl. Da bist du eventuell mit einer einfachen Software, die nur die M?glichkeit der Reisekostenabrechnung bietet, besser aufgehoben.