Die Reisekostenabrechnung

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Egal ob Inhaber, Geschäftsführer oder Angestellter. Für alle die eine Geschäftsreise antreten wird die Reisekostenabrechnung ein Thema. Bei der Reisekostenabrechnung geht es darum die Reisekosten im Zuge einer Dienstreise steuerlich geltend zu machen, um sie anschließend als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen zu können.

Rechtlich gesehen findet eine Dienstreise dann statt, sobald ein Mitarbeiter einer sogenannten „Auswärtstätigkeit“ nachgeht. Als berufliche Auswärtstätigkeit zählt ein Dienst außerhalb der eigenen Wohnung oder dem eigentlichen Arbeitsplatz.

Was zählt als eine Auswärtstätigkeit bzw. als Dienstreise?

• Kundenbesuche außerhalb der Stadtgrenze
• Meetings mit Geschäftspartnern
• Fahrten zu anderen unternehmenseigenen Firmenstandorten
• Besuch einer Messe, Schulung oder Tagung

Wozu wird eine Reisekostenabrechnung erstellt?

Oftmals kommt es mal vor, dass der Arbeitgeber nicht im Vorhinein die Kosten begleicht und die Arbeitnehmer in den meisten Fällen ihr privates Geld auf Dienstreisen vorstrecken. Will nun der Mitarbeiter das verauslagte Geld von seinem Arbeitgeber zurückerstattet bekommen, so muss eine Reisekostenabrechnung erstellt werden. Es handelt sich hierbei um eine lückenlose Dokumentation mit dazugehörigen Belegen die vom Unternehmen beim Finanzamt im Falle einer Finanzprüfung vorgewiesen werden muss.

Wer erstellt eine Reisekostenabrechnung?

Eine Reisekostenabrechnung kann von jedem erstellt werden der auf eine Geschäftsreise geht.

Unterschied zur Spesenabrechnung

Die Spesenabrechnung können sowohl von angestellten Personen als auch von selbständigen Personen erstellt werden. Anlass für diese Abrechnung ist ähnlich wie bei der Reisekostenabrechnung eine berufliche Auswärtstätigkeit. „Spesen“ ist der umgangssprachliche Begriff von Verpflegungsmehraufwendungen und umfasst nicht die ganzen Reisekosten. Deshalb gelten auch für die Spesenabrechnung dieselben Pauschalen wie für die Verpflegungsmehraufwendungen.

Inhalt der Reisekostenabrechnung

Ab Beginn einer Auswärtstätigkeit gilt es alle Quittungen, Belege und Rechnungen die mit einer dienstlich bedingten Ausgabe zu tun haben aufzubewahren. Diese sind nämlich besonders essentiell und werden wie die Reiseinformation für die Reisekostenabrechnung benötigt. Wichtige Reiseinformationen können zum Beispiel Dauer und Zweck der Reise sein, jegliche Orte wie Abreise- und Zielort aber auch Zwischenaufenthalte etc.

Welche Kostenarten gibt es?

Fahrtkosten

Alle anfallende Kosten die für Fahrten im Rahmen einer Dienstreise oder zwischen Arbeitsstätte und privater Wohnung entstehen.

Wichtig: Hierbei ist es wichtig zu erwähnen, dass es primär egal ist welches Transportmittel zum Reisen verwendet wurde. Wurden öffentliche Verkehrsmittel, Mietfahrzeuge oder Firmenfahrzeuge als Transportmittel genutzt, so müssen alle Nachweise zu den Ausgaben aufgehoben werden.

Die Kilometerpauschale

Bei Fahrten mit dem privaten Pkw sieht das ganze anders aus. Sowohl für Hin- und Rückweg zwischen Zuhause und Arbeitsplatz als auch für die Fahrtkosten im Zusammenhang mit einer Dienstreise, gilt eine Kilometerpauschale. In dieser Pauschale sind nicht nur Ausgaben wie für den Benzin, sondern auch die Abnutzung von Reifen miteinbegriffen.

Die aktuelle Pauschale beträgt 30 Cent pro Kilometer und kann vom Mitarbeiter in Anspruch genommen werden, sollte die Fahrt oder Reise mit einem privaten Auto statt gefunden haben. Weigert sich der Arbeitgeber die Kosten der Pauschale zu übernehmen, so bleibt dem Arbeitnehmer die Möglichkeit selbständig die Pauschale als Werbekosten von den Steuern abzusetzen.

Hinweis: Die Steuer kann hier ohne einzelne Belege abgesetzt werden, da das selbständige Fahren und Reisen mit privatem Pkw unter die Kilometerpauschale fällt.

Übernachtungskosten

Sollte eine Dienstreise mehr als einen Tag gehen und eine Übernachtung wird nötig sein, so entstehen anfallende Kosten für eine Übernachtung. Die Kosten für das Hotel oder für andere Übernachtungsorte fallen unter die Übernachtungskosten. Hier geht es lediglich um die Unterbringung per se. Andere Ausgaben wie zum Beispiel Park- oder Telefongebühren fallen unter die Reisenebenkosten. Private Ausgaben während einer Geschäftsreise wie die Nutzung der Minibar im Hotelzimmer werden nicht rückerstattet.

Wichtig: Ein Einzelnachweis wie zum Beispiel in Form einer Hotelrechnung sind für die Reisekostenabrechnung wichtig. Sollte kein Nachweis gewährleistet werden, so bekommt man eine Pauschale von 20 Euro steuerfrei vom Arbeitgeber zurückerstattet. Diese Pauschale kann je nach Land also je nach Reiseziel der Geschäftsreise variieren.

Verpflegungsmehraufwand

Betrifft alle anfallende Kosten für die Verpflegung. Umfasst also alle konsumierte Mahlzeiten aus den verschiedensten Orten. Es ist der Kostenersatz für alles was die Aufwendungen für Essen und Getränke betrifft.

Bei den Verpflegungspauschalen gibt es einiges zu beachten. Dazu gehört die Frage wohin die Geschäftsreise hingeht und wie lange die Dauer der Abwesenheit beträgt.

Verpflegungsmehraufwand im Inland

folgende Pauschalen gelten für das Jahr 2024:

• kleine Pauschale- 16 Euro bei Dienstreisen von 8 bis 24 Stunden
• große Pauschale- 32 Euro für Dienstreisen ab 24 Stunden

Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Findet die Geschäftsreise im Ausland statt, so stellt sich die Kostenerstattung der Verpflegung als etwas komplizierter heraus. Die Pauschalen variieren je nach Reiseziel. Diesbezüglich veröffentlicht das Bundesfinanzministerium jährlich eine aktuelle Länderübersicht mit der Auflistung den dazugehörigen aktuellen Pauschalen. Link zur Liste: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2023-11-21-steuerliche-behandlung-reisekosten-reisekostenverguetungen-2024.pdf?__blob=publicationFile&v=1

Wichtig: Für die Reisekostenabrechnung soll nur der bereinigte Verpflegungsmehraufwand berücksichtigt werden. Das bedeutet, dass inkludierte Hotel Mahlzeiten oder eventuelle Einladungen von Geschäftspartnern oder anderweitige Kostenübernahmen außen vorgelassen werden und zu einer prozentualen Kürzung der Pauschale führt. Der Abschlag kann je nachdem 20 oder 40 Prozent betragen

Reisenebenkosten

Die sind sonstige anfallende Kosten. Beispiele hierfür wären: Taxifahrten, Trinkgelder, Parkgebühren, Kosten für öffentliche Verkehrsmittel und vieles mehr. Woran die meisten nicht denken sind ebenfalls Schäden wie Reisegepäckschäden oder sogar Diebstahl dieser oder anderer persönlichen Reisegegenständen. Auch die Kosten im Rahmen eines Verkehrsunfalls fallen in die Reisenebenkosten.

Wichtig: Zur Erfassung der Reisenebenkosten (und natürlich auch für andere Reisekosten) sollten alle Belege während der Reise aufgehoben werden. Gibt es keinen Beleg wie zum Beispiel bei Trinkgeldern oder bei Verlust des Belegs, so kann ein Eigenbeleg erstellt werden. Alle Belege müssen wichtige Informationen sowie Angaben zum Ort und zur Zeit enthalten.

Formalia der Reisekostenabrechnung

Für die Reisekostenabrechnung gibt es keine formalen Vorgaben. Das bedeutet, dass kein bestimmtes Formular oder keine bestimmte Vorlage verlangt wird und das Dokument sowohl handschriftlich auf Papier als auch digital auf jeden Endgerät erstellt werden kann.

Gesetzliche Lage

Eine gesetzliche Verpflichtung seitens des Unternehmen gibt es nicht. Eine Firme ist nicht für die Reisekosten der Mitarbeiter verantwortlich. Den Mitarbeitern bleibt trotzdem die Möglichkeit, die Kosten in solchen Fällen bei der Einkommensteuererklärung als Werbekosten geltend zu machen.

Reisekostenabrechnung Vorlage und Excel

Es wird empfohlen eine gut strukturierte Vorlage zur Reisekostenabrechnung zu verwenden, um jegliche Fehler zu vermeiden und alle wichtigen Ausgaben ordnungsgemäß anzugeben. Da Dienstreisen nicht oft vorkommen, würde sich für die meisten Unternehmer eine Buchhaltungssoftware zu diesem Zweck nicht rentieren.

Ein Muster wie die Zusammenstellung der Reisekosten aussehen kann

• Unternehmensangaben (Name des Unternehmen, Standort des Unternehmen..)
• Angaben zu den reisenden Mitarbeitern (Informationen zu den Mitarbeitern)
• Angabe zum Reiseverlauf (Reisedaten wie Datum und Uhrzeit von Abfahrt und Rückkehr, Dauer, Ziel, Reisegrund..)

Zum Schluss kommt ein Überblick über die angefallenen Kostenarten und der gesamte Betrag der Geschäftsreise

• Angefallene Reisekosten (Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand Reisenebenkosten, eventuelle Abzüge..)
• Gesamte Reisekosten

Tipp: Eine Excel Vorlage und Mustervorlagen stehen oft Online zur Verfügung. Insbesondere mit einer Excel Vorlage kann man Zeit sparen und Probleme mit den Daten vermeiden. Damit ist eine ordentliche Buchhaltung garantiert und die Reisekostenabrechnung kein Problem mehr!