Reisekostenabrechnung Vorlage PDF – Kostenloser Download!

Kostenloser Download Reisekostenabrechnung Vorlage PDF

In diesem Artikel findest du alles, was du über die Reisekostenabrechnung finden musst. Wir erklären dir, wie Reisekosten entstehen und wie diese beim Unternehmen eingereicht werden. Des Weiteren erklären wir dir, was alles in einer Reisekostenabrechnung an Daten nicht fehlen darf. Wenn du also mehr über das Thema der Reisekostenabrechnung wissen möchtest oder vielleicht selbst gerade dabei bist, eine Reisekostenabrechnung zu erstellen, dann ist dieser Informationsartikel genau das richtige für dich. Oder lade dir einfach unserer Reisekostenabrechnung Vorlage PDF herunter.

Wie entstehen Reisekosten?

Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens bestimmte Projekte übernehmen, kann eine Dienstreise im Inland oder auch im Ausland anfallen. Dabei fallen Kosten an. Diese Kosten können entweder Übernachtungs-, Reise- beziehungsweise Transportkosten sein oder Kosten für ein Geschäftsessen. In der Regel gehen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für diese Kosten in Vorleistung. Das Unternehmen kommt später dann für die angefallenen Kosten auf und zahlt diese zurück.

Damit das Unternehmen weiß, auf wie viele Euro sich die zurückzuerstattenden Kosten belaufen uns für welche Dienstreise die Kosten angefallen sind, muss eine Reisekostenabrechnung angefertigt werden. Dafür kann die Reisekostenabrechnung Vorlage PDF genutzt werden. Diese Reisekostenabrechnung wird von der Person angefertigt, die auch die Dienstreise unternommen hat. Anschließend wird die Reisekostenabrechnung beim Arbeitgeber oder bei der Arbeitgeberin eingereicht, um eine Rückzahlung der angefallenen Kosten zu veranlassen. Wenn die Dienstreise mit dem eigenen Auto zurückgelegt wird, ist auch eine Kostenrückerstattung für das Benzin nicht unüblich. 

Reisekosten beim Unternehmen einreichen mit einer Reisekostenabrechnung Vorlage PDF

Wenn du eine Dienstreise für das Unternehmen, in dem du arbeitest, angetreten bist, sind Kosten für den Transport und eventuell auch für eine Übernachtung angefallen. Diese Kosten werden von deinem Unternehmen getragen beziehungsweise werden sie dir zurückgezahlt. Damit dir die angefallenen Kosten rückerstattet werden, muss eine Reisekostenrückerstattung eingereicht werden. Dafür kannst du unsere Reisekostenabrechnung Vorlage PDF nutzen.

In den meisten Unternehmen wird eine Reisekostenabrechnung mit Hilfe einer dazugehörigen Software erstellt. Nach der Erstellung der Abrechnung wird diese dem Unternehmen eingereicht. Bei den wenigsten Unternehmen erfolgt die Reisekostenrückerstattung auf Papier. 

Was gehört alles in eine Reisekostenabrechnung?

Es gibt verschiedene Kriterien, die es zu erfüllen gibt, um von einer Reisekostenrückerstattung Gebrauch zu machen. Besonders wichtig ist, dass die Reisekostenabrechnung richtig ausgefüllt ist, um die Kosten zurückerstatten zu können. Richtig ausgefüllt heißt in diesem Fall, dass die Abrechnung alle wichtigen Punkte beinhaltet und eine entsprechende Vollständigkeit aufweist, damit die Rückzahlung seitens des Unternehmens veranlasst werden kann. 

Damit du weißt, was alles in eine Reisekostenabrechnung Vorlage PDF gehört und sie dir entsprechend zurückerstattet werden kann, solltest du nun gut aufpassen. Unbedingt in der Reisekostenabrechnung muss der Name der Reisenden angegeben werden. Dazu kommen die Reisedaten und die Dauer der Reise. Auch der Anlass spielt eine wichtige Rolle und sollte notiert werden. Dabei solltest du möglichst konkret sein und nicht nur den Anlass “Dienstreise” nennen.

Schreibe auf, was deine konkreten Tätigkeiten auf der Dienstreise waren. Das Reiseziel und die Fahrtkosten sollten ebenfalls notiert werden. Des Weiteren sollten die steuerliche Zuordnung, die Übernachtungskosten, der Verpflegungsaufwand und die Nebenkosten notiert werden, die auf der Dienstreise angefallen sind. 

Solltest du dir nicht sicher über den Aufbau der Reisekostenabrechnung sein und nicht wissen, dann kannst du einfach im Internet unter dem Schlagwort “Reisekostenabrechnung Vorlage PDF” nachschauen. Dort findest du kostenlose Vorlagen zum Download, um eine Reisekostenabrechnung ganz einfach und unkompliziert zu erstellen. 

All diese Punkte findest du bereit zum Ausfüllen in unserer Reisekostenabrechnung Vorlage PDF.

Reisekostenabrechnung mit Hilfe einer Software

Wenn das Unternehmen, für das du arbeitest, eine digitale Reisekostenabrechnung von dir verlangt, wirst du in den meisten Fällen auf eine Software zurückgreifen, mit der das Unternehmen arbeitet. Diese Softwares besitzen meistens ein Tool, mit dem Reisekostenabrechnungen ganz einfach erstellt werden können. In den meisten Fällen werden die entsprechenden Rechnungen und Belege abfotografiert oder eingescannt und anschließend in der Software hochgeladen.

Dann müssen noch ein paar Daten hinzugefügt werden und schon ist die Abrechnung fertig. Der eigentliche Prozess der Rechnungserstellung nimmt meistens nur wenige Minuten in Anspruch. Danach muss die Reisekostenabrechnung nur noch eingereicht werden. Dann gilt es nur noch auf die Überprüfung durch das Unternehmen zu warten. Wenn alle Angaben stimmen, kann das Unternehmen eine Kostenrückerstattung veranlassen. Die Rückerstattung erfolgt dann auf dem eigenen Konto der Person, die die Dienstreise angetreten ist. 

Rekening als Software für die Reisekostenabrechnung

Rekening ist eine Software, die das Geschäftsreise- und Kostenmanagement voran bringt. Die Software vereint die Tools der Geschäftsreisenbuchung, des Zahlungs- und Rechnungsabgleich, das Reisekostenmanagement und das Reporting in einer Plattform.

Um eine Reisekostenabrechnung zu erstellen, müssen die Belege eingescannt werden. Die Software Rekening erkennt dabei alle relevanten Daten und übernimmt diese aus der Rechnung. Der Vorteil der digitalen Reisekostenabrechnung liegt darin, dass sie platzsparend ist und auch zeitsparend. Die Reisekostenabrechnung muss dann nur noch digital dem Unternehmen eingereicht werden und schon kann eine Rückerstattung der Kosten veranlasst werden. Allgemein verläuft der Prozess der Rechnungserstellung bis hin zur Kostenrückerstattung mit Hilfe einer Software schneller ab als auf die schriftliche Art.  

Das Buchhaltungsteam des Unternehmens hat jederzeit Zugriff auf die Software und kann alle Rechnungen und Reisekostenabrechnungen einsehen. So kann das Buchhaltungsteam direkt mit der Verwaltung anfangen, ohne dass irgendwelche Papierordner erstmal durch das Büro weitergegeben werden müssen. So kann Zeit und vor allem auch Geld gespart werden. 

Die mobile App zur Software ermöglicht es, auch von Unterwegs und zu jeder Zeit, egal an welchem Ort der Welt, einen Einblick in das aktuelle Kostenmanagement zu haben. Des Weiteren können mit der App Reisekosten auch von unterwegs gebucht und abgerechnet werden und schließlich freigegeben werden, um eine Rückzahlung zu veranlassen. Die App informiert dich auch über aktuelle Transportänderungen wie beispielsweise Verspätungen. Für die schnelle Hilfe gibt es auch einen Kontakt zu einem Reisebüro, damit aufkommende Fragen schnell gelöst werden können. Die App arbeitet auch mit der Software Tripadvisor zusammen. So werden den Reisenden auf der Reise Sehenswürdigkeiten angezeigt und Restaurantempfehlungen ausgesprochen. 

How To: Reisekostenabrechnung richtig ausfüllen

Hilfreiche Tipps bei der Erstellung einer Reisekostenabrechnung

Wenn du auf deiner Dienstreise einem Geschäftsessen nachgekommen bist, so denk auf jeden Fall an den Bewirtungsbeleg. Dieser Bewirtungsbeleg muss der Reisekostenabrechnung beigelegt werden. Mehr zum Thema Bewirtungsbeleg und auf was es dabei ankommt, findest du in unserem Artikel zum Thema “Bewirtungsbeleg”.

Je nachdem mit welcher Software du arbeitest, um deine Reisekostenabrechnung zu erstellen, kannst du nachschauen, ob sie das Tool der Echtzeiterfassung hat. So kannst du zu jeder Zeit den aktuellen Status deiner eingereichten Reisekostenabrechnung abrufen und einsehen. So weißt du Bescheid, ob die Abrechnung noch in der Prüfung ist oder ob schon eine Rückzahlung veranlasst wurde. 

Egal wo du bist und egal welche Reisekosten für dich angefallen sind, eine Rechnung oder einen anderen Nachweise sind zwingend notwendig, um eine Reisekostenrückerstattung durchzusetzen. Wenn du beispielsweise mit dem eigenen Auto verreist und für das Parkhaus zahlen sollst, dann denk daran, den Parkschein nicht wegzuwerfen. Auch dieser zählt als Beleg und kann bei der Reisekostenrückerstattung angegeben werden. Dann erhältst du das Geld von dem Unternehmen zurück indem du die Reisekostenabrechnung Vorlage PDF ausfüllst.

Da viele Firmen bei der Erstellung von Reisekostenabrechnungen auf Softwares zurückgreifen, kannst du auch schon auf der Rückfahrt deiner Dienstreise mit dem Erstellen der Reisekostenabrechnung beginnen. Viele der genutzten Softwares sind auch ohne Internet funktionsfähig, falls du nicht die Reisekostenabrechnung Vorlage PDF nutzt. Die Belege können also egal an welchem Ort der Welt eingescannt werden und die Reisekostenabrechnung eingereicht werden. So sparst du nicht nur Zeit, sondern kannst deinen Feierabend so richtig genießen und die Dienstreise als erledigt markieren. 

Gut zu wissen: Einige Formalitäten der Reisekostenabrechnung Vorlage PDF

Die Reisekostenrückerstattung muss spätestens sechs Monate nach der Dienstreise erstellt und eingereicht sein. Ist die Frist von sechs Monaten beendet, kann der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin, der oder die die Reise angetreten ist, keine Forderung auf Rückerstattung mehr stellen. Der Antrag auf Rückerstattung, also die Reisekostenabrechnung, muss dabei IMMER in schriftlicher Form vorliegen. Dabei ist egal, ob diese auf Papier oder digital erstellt wurde. Mündliche Zusagen zur Reisekostenrückerstattung können nicht akzeptiert werden. 

Sollte eine Dienstreise mit dem privaten Auto zurückgelegt worden sein, so kann auch hier eine Kostenrückerstattung erfolgen. In diesem Fall werden die Kosten für das Benzin zurückerstattet. Auch die Vor dem Antritt der Dienstreise mit dem eigenen Auto sollten einige Dinge beachtet werden: 

Zu Beginn solltest du den Kilometerstand deines Autos sowie den Benzinstand notieren. Hinzu kommen noch das Datum der Fahrt, gegebenenfalls die genaue Uhrzeit und der Startpunkt sowie das Ziel der Fahrt. In manchen Fällen wird das getankte Benzin erstattet. Dazu solltest du in der Reisekostenabrechnung Vorlage PDF den Beleg der Tankstelle hochladen. Manche Unternehmen zahlen eine Kilometerpauschale.

Pro gefahrenen Kilometer werden bis zu vierzig Cent vom Unternehmen zurückerstattet. In diesem Fall solltest du ebenfalls auf eine genaue Dokumentation der anfallenden Fahrt achten. Der höchste Betrag, der bei einer Dienstreise mit dem eigenen Auto zurückerstattet werden kann, liegt bei 150 Euro. 

Möchtest du nicht alleine verreisen und nimmst eine Begleitung deiner Wahl mit, so können die Kosten für deine Begleitperson nicht vom Unternehmen übernommen und zurückerstattet werden. Wenn du mit Kolleginnen und Kollegen verreisen musst, dann werden die angefallenen Kosten natürlich auch vom Unternehmen übernommen. 

Wenn du dauerhaft im Homeoffice arbeitest und gebeten wirst, zum Ort des Unternehmens zu kommen, kann keine Reisekostenrückerstattung stattfinden. Ganz anders sieht es aus, wenn du von deinem Wohnort aus eine Dienstreise antreten musst. In diesem Fall werden die angefallenen Kosten vom Unternehmen übernommen und dir zurückerstattet. 

Jede Dienstreise muss einzeln abgerechnet werden. Das hört sich zunächst einmal sehr aufwändig an, ich bin mir aber sicher, dass du mit etwas Übung eine Reisekostenabrechnung in wenigen Minuten erstellen und dem Unternehmen einreichen kannst.